Desde o início, a pandemia causada pelo surto de COVID-19 tem impedido as viagens de negócios de empresas no Brasil e no mundo. Agora, quando a situação está caminhando para o normal, executivos e funcionários tendem a viajar novamente para concluir transações e visitar clientes.
Com a redução de custos e a necessidade de melhorar a eficiência, os gerentes precisaram ficar atentos aos gastos excessivos.
Por isso, tanto o planejamento de viagens corporativas, quanto sua execução inadequada podem gerar despesas desnecessárias - o que afeta diretamente o fluxo de caixa da empresa.
Qual seria a solução ideal, então? A nossa proposta é que você compreenda como desenvolver uma política de viagens corporativas eficaz é crucial para sua organização.
Ter diretrizes para gerenciar o deslocamento de colaboradores e administrar despesas em viagem corporativa torna-se uma vantagem competitiva, ajudando qualquer organização a reduzir custos e evitar erros, além de fraude de reembolso e outros problemas.
O que é política de viagem corporativa?
Política de viagens é, basicamente, um documento que define as diretrizes do processo de viagens de negócios da empresa.
Este documento contém todos os parâmetros e cenários que envolvem o deslocamento de funcionários por compromissos de trabalho no país da empresa que trabalham ou até no exterior.
Nesta política, é necessário descrever em detalhes todas as questões que envolvem a realização de uma viagem de negócios.
Confira abaixo algumas das informações mais importantes que devem constar em uma política de viagens:
Compra de bilhetes, lugar para hospedagem e regras de trânsito da empresa;
Processo de aprovação de despesas durante a viagem;
Limite máximo de consumo;
Regras de reembolso de despesas;
Entre outros.
Esta política deve ser clara e objetiva para não abrir espaço para dúvidas ou ambigüidades.
Dessa forma, será mais fácil fazer com que os funcionários escolhidos para viagens compreendam todos os requisitos, diretrizes e regulamentos, minimizando o risco de burlarem as regras.
Ou seja, podemos dizer que a política de viagens facilita o trabalho dos gestores e permite que os funcionários tenham um entendimento claro de todas as regras, contando com a transparência da empresa e sua dedicação em evitar riscos para buscar a melhor relação custo-benefício ao longo das viagens de negócios.
Todo mundo ganha! Inclusive o segmento de turismo corporativo.
Qual é o objetivo da política de viagens da empresa?
Sabendo que o home office já viabilizou reuniões e tratativas virtualmente, um dos maiores desejos de todas as empresas cujos funcionários viajam com frequência é continuar reduzindo custos sem diminuir a qualidade dos serviços prestados.
Portanto, o maior desafio é trabalhar com estratégias que permitam o melhor custo x benefício para as empresas, sem comprometer a integridade ou segurança dos colaboradores em viagem.
Quando a política de viagens corporativas da empresa for corretamente estruturada e implementada, a tomada de decisões se tornará mais segura. Portanto, o custo é reduzido sem afetar a experiência de viagem do funcionário.
Sob a orientação deste documento, que colocará os objetivos de uma empresa em primeiro lugar, não há como dispensar as viagens corporativas alegando que são desfavoráveis para a organização.
É por isso que a política deve atender o perfil da organização e às suas necessidades.
Vantagens da política de viagens
Uma das vantagens do cumprimento da política é a padronização de processos e procedimentos. Isso, por si só, já proporciona segurança, conforto e até boas experiências pessoais para as viagens dos funcionários.
Adotando uma política de viagens, a empresa dá grande importância ao dever de cuidar dos colaboradores ao mesmo tempo que controla despesas e evita gastos desnecessários.
Promovendo a busca pelas melhores oportunidades, a implementação dessas políticas também incentiva a antecipação dos planos de viagem e facilita a formulação de medidas específicas para imprevistos e emergências.
Outra possibilidade viabilizada pela política de viagens é obter descontos ou concessões para instituições e viajantes específicos.
Por exemplo, é possível criar um vínculo de fidelidade com uma companhia aérea, acumular milhas e até fazer acordos de tarifas especiais.
Como formular a política de viagens da empresa?
Ao desenvolver uma política de viagens para sua empresa, você deve ter em mente a clareza e objetividade deste documento.
No entanto, ainda precisa ser concluído de forma coerente às conveniências para a empresa e à sua particularidade, sem ignorar as necessidades dos passageiros.
Além de finanças, outros departamentos da organização também são importantes na preparação de uma política de viagens.
Isso garante uma gama mais ampla de decisões e diretrizes, além de ajudar a prever cenários negativos e positivos que podem envolver gastos excessivos, eventos inesperados e dores de cabeça tanto para os passageiros quanto para seus gerentes.
A seguir, listamos 8 etapas que podem ajudar você a desenvolver uma política corporativa de viagens eficaz para sua empresa:
Defina as necessidades de viagem em detalhes;
Faça as regras com clareza;
Descreva todas as despesas e subsídios para tais custos;
Estabeleça um processo de reembolso corporativo;
Envolva os viajantes no processo de tomada de decisões sobre seus deslocamentos;
Valide as decisões com as partes interessadas;
Facilite o acesso de todos os envolvidos à política;
Confie em sistemas integrados para promover a gestão de viagens corporativas ou procure por consultorias com especialistas.
Como a Portão 3 pode ajudar?
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8 de jul. de 2022
