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O relatório de despesas de viagens (RDV), pode ser exatamente o que sua empresa precisa para otimizar os gastos de viagens corporativas e melhorar a gestão. Esse documento, além de controlar os gastos corporativos, facilita muito a vida do colaborador e do gestor de viagens.
Pensando nas vantagens que o RDV pode trazer para sua empresa e sua gestão corporativa, a Portão 3 listou 4 motivos pelos quais o relatório de despesas de viagens deve ser usado na sua empresa.
Antes de mais nada, o que é RDV?
A primeira coisa a ser feita, é definir o que de fato é RDV. O relatório de despesas corporativas é um documento que tem como principal objetivo prestar contas acerca de uma viagem corporativa.
Durante uma viagem corporativa o colaborador possui gastos diversos, que precisam ser registrados e reportados. Esse reporte é importante tanto para o colaborador, no caso de reembolso, quanto para a empresa.
As despesas vão de diárias de hotéis, passagens, alimentação até ingressos para eventos corporativos. Tudo deve ser registrado e relatado ao gestor posteriormente.
Para facilitar, separamos aqui quais os principais pontos a constar do RDV:
Comprovantes das despesas anexados;
Descrição resumida de todos os gastos e o motivo de cada gasto para facilitar a compreensão do relatório;
Dados da empresa, do viajante e o motivo da realização de determinada viagem.
Conheça as vantagens de um RDV bem atualizado:
Controle de gastos:
Com acesso a um documento que registra os gastos realizados ao longo da viagem corporativa, fica mais fácil identificar despesas desnecessárias e cortá-las.
O colaborador, ao viajar pela empresa, normalmente possui um orçamento estipulado pelo gestor. Tendo as informações reunidas em mãos, fica mais fácil saber quanto já foi gasto e quanto ainda tem disponível.
Prestação de contas sem dificuldade:
Se tem uma coisa que sabemos, é que fazer relatórios não é uma tarefa assim tão fácil. Todas as despesas devem ser registradas, confirmadas e justificadas. Recibos anexados, números corretos… Se o relatório não for feito de maneira correta, muitas coisas podem acabar se complicando para o colaborador e para a empresa.
Desta forma, uma das maiores vantagens do RDV é a simplificação desse processo. Otimizar o tempo e reduzir a burocracia da prestação de contas é de fato um dos grandes trunfos do relatório de despesas de viagens.
Dito tudo isto, como sua gestão pode melhorar com o RDV?
Agora que você conhece as vantagens do relatório de despesas de viagens, vamos mostrar como ele pode melhorar sua gestão corporativa. Acompanhe abaixo os 4 motivos para implementar o RDV na sua empresa.
1 - Redução de fraudes e erros
Mexer com relatórios e documentos é uma tarefa que exige muito do gestor e também do colaborador. Se os gastos não forem registrados de maneira correta, seja por fraude ou mero erro, os resultados serão conflituosos.
O processo manual, além de levar tempo, está sujeito a muitas falhas ou até mesmo fraude. Por isso um sistema automatizado que faça os registros e gere relatórios pode ser a melhor opção.
2 - Comprovação de gastos sem acúmulo de recibos
Se existe um bom motivo para o uso do relatório de despesas de viagens, é a comprovação dos gastos. Essa prova é importante para o colaborador, que pedirá reembolso, e para o gestor.
No caso de uma auditoria, por exemplo, basta recorrer ao RDV, que já tem todos os registros feitos da melhor maneira possível. Quando feito por meio de um sistema, o colaborador não precisa ficar guardando vários papéis de recibos, o que pode ser bem complicado e passível de perdas. É uma maneira de simplificar a vida do funcionário e também do gestor de viagens corporativas.
3 - Otimização da prestação de contas
A prestação de contas pode ser um processo lento, quando feito de maneira manual. Além de ser mais burocrático, é mais propenso a erros, como dito anteriormente.
É importante reforçar que a otimização deste processo, além de reduzir a burocracia, facilita essa etapa fundamental do processo. Por que gastar horas organizando as despesas de viagens corporativas, se você pode ter tudo isso de maneira rápida e fácil com o RDV?
4 - Política de viagens mais coerente
A política de viagens corporativas deve estar alinhada à realidade da empresa. Afinal, não adianta elaborar um documento tão importante com base em outras empresas.
Por meio do RDV você tem uma noção do que realmente têm sido os gastos dos colaboradores em viagens corporativas. Desta forma, se for identificada uma despesa excedente em muitas viagens, por exemplo, a política pode se adequar e informar um valor fixo para tal gasto.
Vale lembrar que a Portão 3 pode te ajudar na elaboração da política de viagens corporativas, com base na realidade da sua empresa.
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1 de fev. de 2023
