Durante uma viagem, muitos imprevistos podem acontecer. Por isso, sempre que os funcionários forem viajar, é dever da empresa se preocupar com a sua segurança e o seu bem-estar. O ideal é que antes do viajante embarcar, o gestor de viagens já tenha feito o gerenciamento de riscos para antecipar possíveis problemas.
O que é?
O Duty of Care nada mais é do que um conjunto de ações, obrigações morais e legais que uma organização tem com seus colaboradores. A tradução literal do termo é "dever de cuidar", e esse é papel final da empresa. Isso inclui possíveis problemas que podem acontecer nas viagens, como desastres naturais, conflitos políticos, atos de terrorismo e até mesmo coisas mais pessoais, como qual meio de transporte é mais seguro, ou tomar providências caso o funcionário sofra discriminação.
Duty of Care nas viagens
Para as viagens, precisa haver todo uma preparação desde o planejamento da viagem, até ela ocorrer de fato.
Antes da viagem
Antes de mais nada, o primeiro passo é elaborar um relatório de crises. Nesse documento, você irá reunir todas as informações necessárias para a viagem acontecer. Nele devem estar registrados todos os riscos que podem acontecer durante a viagem. Existem diversos aspectos que podem ser analisados, como por exemplo, a situação do COVID naquele lugar ou se o tráfego é muito demorado. Além disso, uma espécie de briefing pode ser feito, contendo dados sobre o local de hospedagem, refeições, trajetos, entre outros. Tudo isso pode ser conversado através de uma reunião entre gestor e viajante, ou caso seja uma viagem mais corriqueira, talvez uma troca de emails seja suficiente.
Você também deve se atentar para saber se os dados do funcionário estão atualizados na base de dados da empresa, para caso aconteça algum problema, você ter o contato dele, além de familiares
Durante a viagem
Nesse momento, é muito importante que o gestor de viagens tenha um canal de contato direto com o viajante, como o WhatsApp por exemplo, para que caso surja algum problema, seja mais ágil a comunicação. Assim que a viagem se inicia, é o momento que a Portão 3 irá participar mais ativamente do duty of care do seu viajante. Em nossa plataforma, você consegue visualizar o trajeto feito pelo funcionário em tempo real e todos os envolvidos irão receber um alerta caso haja algum risco naquela região. A notificação chega para o viajante, para o gestor de viagens e também no nosso atendimento, para tentarmos ajudar o mais rápido possível. Nosso atendimento funciona 24/7 e pode te ajudar em qualquer situação inesperada.
Em momentos de crise, aquele planejamento de riscos que foi feito antes da viagem, poderá ser utilizado. Se você já tiver procedimentos definidos, o viajante saberá como proceder e isso irá agilizar todo o processo.
Após a viagem
O trabalho não acabou. O ideal é que aconteça uma reunião de debriefing, em que o viajante informe ao gestor tudo o que aconteceu, tanto para saber se a comunicação durante a viagem foi boa ou se precisa de melhorias, quanto para poder colher informações para uma próxima viagem.
Conclusão
Essas são as principais dicas que nós temos hoje, mas lembre-se: o duty of care será muito mais efetivo se o viajante estiver alinhado com as políticas de viagem da empresa. Por isso, atente-se para cada detalhe, e caso precise de ajuda, leia no nosso blog sobre como fazer uma política de viagens e baixe nossa planilha de redução de custos para políticas de viagens.
E se você quiser falar com a nossa equipe para saber mais sobre o assunto, entre em contato através desse link ou se você já for cliente, entre em contato através de nossa plataforma.
8 de jul. de 2022
