Seu time decidiu viajar a trabalho? Você já sabe quais são os documentos para viagem corporativa que não podem faltar no planejamento da próxima jornada?
Se ainda ficaram algumas dúvidas e você não quer deixar para a última hora, separamos informações essenciais para te ajudar nesta missão. Aqui nós vamos considerar quais cuidados são necessários para viagens nacionais e internacionais.
Esperamos que este conteúdo te ajude! Boa leitura!
Quais os primeiros cuidados a serem tomados em viagens corporativas?
Antes de falarmos sobre os documentos para viagem corporativa, vale abrir um parênteses neste assunto. Afinal, além dos documentos, há também uma outra série de cuidados que as viagens corporativas exigem para o time de trabalho.
Pensando nisso, separamos alguns destes cuidados para que você possa repassar ao seu time no momento de preparação da viagem. Veja a seguir:
Planeje com antecedência: Planejar com antecedência pode ajudar a evitar problemas durante a viagem, como reservar um hotel próximo ao local onde seu time precisa estar, além de garantir que os documentos de viagem dos integrantes estejam em dia. Também vale dar uma pesquisada sobre o clima e as condições locais para que todos se preparem adequadamente.
Priorize a saúde do time: Viajar pode ser cansativo e estressante, por isso é importante frisar sobre o cuidado com a saúde antes, durante e depois da viagem para quem for viajar. Dicas como o consumo de água, as pausas para caminhar e esticar as pernas durante a viagem, o consumo moderado de alimentos pesados podem ajudar na conscientização do time.
Esteja preparado para emergências: É importante que um membro do time leve consigo um kit de primeiros socorros, documentos de emergência, e mantenha uma cópia deles em um local seguro. Além disso, também é interessante ter um plano de contingência em caso de imprevistos, como atrasos de voo ou problemas com a hospedagem.
Mantenha o time seguro: Manter os pertences importantes do time é essencial em todos os momentos. Por isso, a recomendação é instruir os membros da viagem a evitar áreas perigosas e de alto risco, e ter cuidado com as pessoas que se conhecem durante a viagem.
Mantenha contato: Mantenha contato com o time que vai viajar e instrua que façam o mesmo, além de manter contato com familiares em caso de emergência. Além disso, mantenha-se atualizado sobre as notícias locais e as condições climáticas para garantir a segurança do time.
Outros cuidados que você também não pode esquecer:
Dinheiro e cartões: É essencial recomendar que o time leve sempre consigo dinheiro e cartões para eventuais custos. Se possível, é interessante que a empresa tenha um orçamento reservado para custos gerais da equipe.
Bagagem: Outro cuidado essencial é com as bagagens. Por isso, toda atenção com os pertences pessoais do time e cuidados dentro das plataformas de embarque.
Cultura: Vale também falar sobre a cultura como ponto de cuidado. Afinal, dependendo do destino, os costumes podem mudar. Por isso, se adaptar ao ambiente para evitar choques culturais pode ser importante para o bem estar do time e dos anfitriões.
Com estes cuidados, você pode ter uma viagem corporativa mais tranquila, segura e produtiva para todo o seu time.
Quais os documentos para viagem corporativa?
Os documentos para viagem corporativa necessários podem variar de acordo com o destino e a finalidade da viagem. Separamos a seguir alguns documentos mais comuns. Veja:
Passaporte e documento de identificação
Se a viagem for internacional, um dos documentos para viagem corporativa que é necessário ter é um passaporte válido. Verifique a validade do passaporte dos membros do seu time com antecedência e certifique-se de que a data de expiração não ocorrerá ao longo da viagem.
Por mais que o passaporte seja um documento reconhecido internacionalmente, vale a pena recomendar que se leve o documento de identificação, como o RG, como segurança.
Visto (para viagens internacionais)
Alguns países exigem visto para entrada. Por isso, é essencial verificar se o país visitado exige visto de entrada. Se sim, é necessário entrar com o pedido com antecedência.
Cartão de embarque
O cartão de embarque também é um dos documentos para viagem corporativa necessários para entrar no avião, navio ou ônibus. Ele pode ser obtido online, através do site da companhia aérea ou no balcão de check-in da companhia de transporte.
Documentos da empresa
É importante que cada pessoa do time leve os documentos da empresa, como cartão de visita, carta de apresentação, comprovante de inscrição em eventos, entre outros. Esses documentos podem ser necessários para comprovar a finalidade da viagem, caso seja necessário.
Reservas de hotel e transporte
Além dos documentos para viagem corporativa que citamos, também é importante que as pessoas que farão a viagem tenham os documentos de reservas de hotel e transporte, para evitar problemas no momento de check-in no hotel ou embarque no transporte.
Comprovante de vacinação
Dependendo do destino, também pode ser essencial apresentar comprovante de vacinação das pessoas que vão viajar, principalmente no caso de doenças como febre amarela e Covid-19.
Seguro viagem
Por mais que não seja obrigatório como um dos documentos para viagem corporativa, é recomendável contratar um seguro viagem para cobrir possíveis imprevistos, como acidentes ou doenças.
Certifique-se de verificar com antecedência quais os documentos para viagem corporativa que são fundamentais e se organize para que todos os membros verifiquem e levem todos eles ao longo da viagem. Assim, o risco de problemas e contratempos durante a viagem é muito menor e todos podem aproveitar a experiência com a empresa.
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5 de abr. de 2023
