Sabemos que ao realizar viagens corporativas, uma empresa precisa gerir bem a organização da viagem, o que pode ser bem difícil, mas você já ouviu falar sobre compliance?
O compliance é um termo que veio do inglês “to comply” e é amplamente utilizado para o cumprimento de leis e regulamentos no meio corporativo. Ele é essencial para evitar grandes impactos financeiros e gerar valor ao negócio.
Ele pode ser utilizado tanto no posicionamento da empresa perante o governo, quanto nas políticas internas da mesma. Também é importante para evitar possíveis problemas judiciais, fazendo-se amplamente ligado à Lei Anticorrupção, sendo a lei responsável por motivar as empresas a estarem mais atentos às suas práticas.
No caso das viagens corporativas, o compliance é importante quando falamos sobre o interno da empresa. Além de te ajudar a conseguir reduzir os custos, ele te ajuda a adotar políticas de viagens corporativas, políticas de reembolsos de despesa além de transparência financeira.
O ideal é que você faça um documento para que seus funcionários tenham plena consciência das diretrizes a serem seguidas. Confira abaixo algumas dicas para montá-lo:
Tenha uma política de viagens
Nós já trouxemos um artigo sobre como fazer uma política de viagens efetivas aqui, mas é sempre bom reforçar. A política de viagens rege as normas de como o viajante deverá proceder durante a viagem. Ela traz explicitamente o valor a ser gasto, possíveis fornecedores, comportamentos e outros fatores que precisam ser definidos para uma boa gestão de viagens.
Crie uma política de reembolso
Criando uma política de reembolso, o controle dos gastos será feito de forma mais organizada e o funcionário terá seu reembolso de forma mais fácil, após seguir alguns passos pré-definidos. A política de reembolso não significa necessariamente que haverá preocupações apenas com o financeiro, mas também pode haver regras sobre fornecedores, entre outros.
Atenção com os fornecedores
Companhias aéreas, hotéis, emissoras de passagem, o número de fornecedores que dão suporte a uma viagem é bem grande. Dentre eles, é recomendável que você defina uma empresa para cuidar das suas viagens corporativas. Além de torná-la mais baratas, você terá uma melhor gestão dos processos relacionados à viagem. A Portão 3, por exemplo, conta com uma plataforma inovadora em que qualquer pessoa consegue agendar a sua viagem de forma simples e rápida. Além disso, não possuímos fidelização.
Se informe sobre as políticas do local de destino
Com diversas multinacionais no país hoje, é normal que viagens sejam necessárias para filiais de outros países. Mas para isso, é necessário cuidado. Antes da viagem iniciar, é imprescindível saber a legislação do local, pois caso haja infringimento de leis, o viajante será impossibilitado de atuar no país.
Faça auditorias periodicamente
E por último, nas auditorias é possível averiguar documentos a fim de procurar possíveis problemas, como fraudes. Talvez seja interessante para a sua empresa contratar um contador terceirizado, que poderá trazer insights sobre como melhorar a gestão financeira da viagem.
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21 de jun. de 2022
