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Ao planejar uma viagem corporativa, cada detalhe importa. Acredite que é cada detalhe mesmo! Inclusive mensurar corretamente o reembolso por km quando os representantes da empresa viajam de carro.
Essa preocupação contribui significativamente para o equilíbrio financeiro das empresas. Logo, saber como calcular km para reembolso da sua equipe é algo fundamental.
O equilíbrio é mantido por meio da solidez do orçamento e também ajuda a proporcionar uma relação mais saudável entre empregador e empregado.
Como especialistas no assunto, preparamos esse conteúdo para ajudar você nesta tarefa. Confira!
Quem fica responsável por calcular o reembolso por km?
Algumas empresas costumam fazer viagens corporativas para visitar clientes, parceiros e fornecedores. Muitas dessas viagens precisam ser feitas em “terra firme”, ou seja, não exigem deslocamentos aéreos.
Por isso, os profissionais responsáveis por gestão de viagens devem fazer planejamentos com carros - que podem ser alugados, da própria frota empresarial ou do colaborador em viagem.
Hoje vamos falar especificamente sobre reembolso para carros particulares!
Quando o carro não é da empresa, é preciso fazer reembolso de km para que essas atividades sejam cumpridas - o que engloba muito mais do que apenas os gastos com combustível.
Sendo assim, se você é responsável por essa tarefa, não pode esquecer de nenhum detalhe.
Vale lembrar que deixar esse cálculo na mão de quem vai viajar nem sempre é a melhor opção. O ideal é que essas pessoas mantenham o foco nas reuniões e outras responsabilidades assumidas ao longo da viagem.
Pensando nisso, a equipe de planejamento faz uma média de gastos e depois que tem os comprovantes, bate os números e finalmente finaliza o reembolso.
Muita informação, não é? Vamos por partes.
O que considerar para fazer o reembolso da forma correta?
Antes de qualquer coisa, precisamos esclarecer que a despesa relacionada ao deslocamento por km não deve estar presente na folha de pagamento do funcionário, porque não é algo que faz parte da remuneração fixa.
Pense no reembolso como uma compensação por uso do bem particular, se for o caso. Por esse motivo, o valor reembolsado não entra nos cálculos para INSS e FGTS.
Também é importante esclarecer o protocolo e a política de viagens para os funcionários (o que deve estar oficialmente documentado). Assim ninguém corre riscos e fica mais fácil evitar qualquer tipo de problema futuramente.
Agora está na hora de apresentarmos todos os elementos que precisam fazer parte dessa conta:
Informações sobre o veículo utilizado
Para alinhar todos os cálculos e despesas, é importante ter todas as informações sobre o veículo (como o ano de fabricação, o modelo e a marca). Tudo isso pode influenciar os fatores que vão implicar em gastos de consumo, de impostos, de manutenção e até de depreciação.
Quando o carro é de propriedade particular, existe uma solução para acordar todos os valores com o colaborador.
Combustível
A partir do momento que souber mais sobre o veículo, vai conseguir calcular o consumo do modelo. É possível fazer isso pesquisando a média de consumo do carro em questão e o valor médio do combustível no momento da viagem. Depois, basta dividir o preço do combustível pelo consumo (km/L).
Como vivemos em um momento de variações no preço, é extremamente importante fazer uma revisão periódica e um balanço deste valor (contando para mais).
Seguro do veículo
Quando o cliente já tem seguro, você deve dividir o valor de contrato que o colaborador já paga pelo número de quilômetros que ele (a) vai usar o carro para viagens de trabalho durante o ano.
Por isso é importante sempre fazer uma estimativa das distâncias percorridas.
Normalmente, tendo o resultado dessa conta, a empresa costuma ser responsável por arcar com 50% do valor obtido. Exatamente isso que você leu. A companhia não deve pagar por todo o montante! Isso porque o colaborador também vai acabar usando o veículo para questões pessoais ao invés de ter o veículo somente para viajar pela empresa.
Sugestão: na conta, considere a quantidade de quilômetros percorridos a serviço ou o total da quilometragem dividido por 2.
Documentação do veículo (IPVA e licenciamento)
Como acontece com os gastos relacionados com o seguro, as taxas anuais para documentação de um veículo também costumam entrar no acordo entre empresa e colaborador.
Basta somar o custo total de impostos e, em seguida, fazer uma divisão sobre os quilômetros rodados no ano também. A empresa também fica responsável somente por metade do valor ou especificamente pela distância percorrida para finalidades do trabalho.
Manutenção do veículo
Desde que seja acordado com antecedência, os gastos com manutenção do carro podem ser divididos entre empresa e colaborador.
Se a empresa assim decidir fazer, os gastos com manutenção são divididos meio a meio - o que é possível prever nas revisões feitas periodicamente para substituições de peças desgastadas dos carros usados em serviço e compromissos particulares.
Limpeza e higienização do veículo
Muita coisa mudou depois da pandemia, inclusive a forma como lidamos com questões de limpeza e higienização. Considerando isso, o estado do carro usado a serviço da empresa pode influenciar a rotina de viagens feitas pela empresa. Graças a isso, essa questão acaba sendo um fator relevante para considerar.
Para fazer cálculo de despesas com viagens a empresa precisa fazer um acordo com o colaborador sobre o número de vezes em que o carro deve ser lavado mensalmente. Esse gasto também é dividido pela quantidade dos km rodados no mês.
E como calcular km para reembolso considerando todos esses fatores?
Calculando tudo que apresentamos acima separadamente, ter o resultado do reembolso total vai ficar fácil. Seu trabalho final vai ser só somar tudo e finalmente chegar ao valor necessário.
Vale lembrar que tudo vai depender de como a empresa trabalha com reembolso. Se for anual, você repete os cálculos todo mês e no final do ano chega ao valor de reembolso para pagar tudo de uma vez. Já se optar pelo acerto de contas mensal, basta fazer os cálculos do reembolso por mês e pagar o colaborador.
Se quiser ter mais facilidade com esses cálculos e com o armazenamento de comprovantes recebidos por cada gasto, basta usar ferramentas que te auxiliem nesse processo. A Portão 3 pode te ajudar além dessas dicas. Inclusive, existimos para isso. Entre em contato para saber mais e navegue por nosso site caso queira conhecer melhor nossa empresa!
8 de jul. de 2022
