Quando falamos em eficiência operacional, os termos "automação" e "automatização" são frequentemente utilizados como sinônimos. No entanto, eles possuem diferenças que impactam a forma como as empresas podem otimizar seus processos de trabalho.
O que é automação?
Automação refere-se à implementação de sistemas ou software para simplificar processos e reduzir a necessidade de comandos e ações humanas em tarefas específicas. Um exemplo é o uso de chatbots para atendimento ao cliente, direcionando a atenção das equipes de trabalho para tarefas mais complexas. Uma automação procura melhorar a eficiência de processos, com mais ênfase na implementação de tecnologias.
O que é automatização?
Automatização está relacionada à otimização de processos existentes, tornando-os mais eficientes. A automatização diz respeito à ação de deixar um processo automático, com o auxílio de ações humanas. Um exemplo é o uso de ferramentas de gestão de projetos que organizam tarefas automaticamente, melhorando a produtividade e incluindo comandos humanos.
Como empresas podem adotar automações nos processos de trabalho
De acordo com a pesquisa internacional OTRS Spotlight: IT Service Management, 78% das empresas brasileiras já investiram em automação, sendo que 52% delas adquiriram em algum momento ferramentas e têm experiência em usá-las, e outras 26% investiram em sistemas de automação, mas ainda não sabem como proceder com os novos recursos.
Separamos algumas ações para que a sua empresa comece a implementar processos para melhorar fluxos de trabalho.
Mapeamento de processos: antes de implementar qualquer ferramenta, é essencial mapear os processos internos para identificar gargalos e oportunidades de automação.
Ferramentas de workflow: o uso de plataformas como Zapier, Make e Power Automate permite integrar diferentes sistemas, reduzindo tarefas manuais repetitivas.
RPA (Robotic Process Automation): empresas podem adotar bots para tarefas como inserção de dados, controle de estoque e envio de relatórios automáticos.
Inteligência Artificial: ferramentas apoiadas em IA podem analisar grandes volumes de dados, prever tendências e sugerir decisões estratégicas.
Quais automações usar na sua rotina?
Selecionamos 7 exemplos de automações que a sua empresa pode utilizar para otimizar processos e melhorar a eficiência operacional:
1. Atendimento ao cliente
Chatbots e assistentes virtuais são muito úteis para responder dúvidas frequentes, reduzindo a necessidade de uma equipe de pessoas para realizar essa tarefa. Ao implementar chatbots, sua empresa redireciona a força do seu time para outras tarefas.
2. Automação de e-mails
Ferramentas como HubSpot podem enviar campanhas segmentadas, respostas automáticas e follow-ups personalizados. Montar uma estratégia de e-mails marketing pode gerar muito resultado para o seu negócio!
3. Automação de gestão de vendas (CRM)
Sistemas como Salesforce e Pipedrive ajudam a organizar leads, acompanhar negociações e gerar relatórios automaticamente.
4. Gestão de estoque
Sistemas como Bling ou TOTVS atualizam automaticamente os níveis de estoque com base nas vendas realizadas. Nada melhor que estar sempre atento à quantidade de produtos em estoque para não perder vendas, nem dinheiro!
5. Recrutamento e seleção
Ferramentas como Gupy e Kenoby filtram currículos, enviam testes automáticos e agendam entrevistas.
6. Automação de gestão de tarefas e projetos
Softwares como Trello, Notion e Monday.com automatizam fluxos de trabalho e atribuição de tarefas. Além de construírem fluxos de trabalho organizados, essas ferramentas permitem determinar responsáveis por tarefas, definir prioridades, montar calendários.
7. Análises e geração de relatórios
Ferramentas como Google Data Studio e Power BI geram relatórios e dashboards automaticamente, facilitando a tomada de decisão dentro da sua empresa.
Ao compreender a diferença entre automação e automatização, você escolhe quais as melhorias necessárias para o fluxo de trabalho da sua organização, sem perder de vista quais os objetivos a sua empresa procura atingir, como ela traçará uma estratégia para alcançá-los e qual a automação ideal para o negócio.
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18 de fev. de 2025
