Você sabe avaliar quanto gasta com equipes externas para fazer a gestão de viagens da sua empresa?

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Se sua empresa costuma trabalhar com viagens corporativas, uma análise de custos gerados por equipe externas é algo indispensável. 

Esse controle deve fazer parte da rotina de gestão e acaba sendo útil para avaliar diferentes questões, como a possibilidade de evitar desperdício de dinheiro ou perda de rentabilidade, ter margem de lucro positiva em todos os setores, economizar, considerar novas contratações e até conseguir viabilizar mais investimentos na própria infraestrutura.

Definir essas metas é algo interessante e viável principalmente em momentos de crise, ou em outros momentos que exigem manutenção para a saúde financeira da empresa.

Sob toda essa ótica, voltemos ao tema principal, quanto sua empresa está investindo para manter a sua equipe externa? Estão calculando quanto custa para deslocar esse time? Os resultados obtidos por esses colaboradores têm compensado o seu investimento e são rentáveis?

Hoje preparamos esse conteúdo para te ajudar a avaliar todos esses fatores, além de mostrar como você pode reduzir gastos sem comprometer a qualidade dos serviços oferecidos ou a qualidade de vida dos colaboradores!

Acompanhe até o final para saber tudo sobre o assunto. 

Entenda o que é uma análise de custo de equipes externas!

Em síntese, podemos dizer que a análise de custos é uma das ferramentas utilizadas para que toda empresa possa reconhecer com exatidão quais são os gastos ou investimentos envolvidos na prestação de serviços dos funcionários que costumam viajar a trabalho em determinado período de tempo.

Avaliar custos é algo essencial para ter informações e aprimorar a performance da equipe, proporcionando benefícios para a empresa como um todo.

Veja quais são esses benefícios:

• Melhor planejamento para o setor que demanda bastante atenção e organização;

• Trabalha alternativas que podem assegurar um saldo positivo no fim de cada mês (tendo possibilidade até de aumentar o lucro);

• Fácil visualização de alcance dos resultados pretendidos no prazo estipulado e comparando rentabilidade.

Para que seja possível ter todas essas informações, é imprescindível manter registro dos custos e prestação de serviços. Tudo precisa ser bem detalhado, desde as despesas do dia a dia até o deslocamento da sua equipe externa.

Quais os principais custos de equipes externas?

Para facilitar a análise de custos desse setor, não podemos deixar de mencionar quais são os principais custos das equipes externas.

Normalmente, esses custos vêm discriminados em um relatório de viagem corporativa, o qual deve conter todas as despesas da equipe enquanto estão em deslocamento. 

Os principais gastos são:

• Alimentação;

• Deslocamento (carro particular, aplicativos de transporte, táxi, ônibus ou avião);

• Hospedagem e serviços extras de hotel (como lavanderia, por exemplo);

• Descontos para fechar os contratos.

Existem empresas que costumam fechar tudo para o colaborador antes que o mesmo saia em viagem (de forma que não precise pagar nada com seus próprios recursos), e outras que adotam o método de pagamento por reembolso. 

Independente do sistema utilizado, é essencial conversar com a equipe externa sobre todos os pontos de pagamento e alinhar tudo sobre descontos em vendas e/ou contratos. Afinal, a equipe externa precisa ter um teto de descontos para ganhar os clientes, caso contrário, a venda ou contrato pode ser perdido e a viagem acaba sendo um investimento perdido para a empresa.

Qual a importância da análise de custos das equipes externas para as empresas?

Toda análise de custos tem importância para o desenvolvimento da empresa, uma vez que interfere diretamente na atualização do orçamento empresarial e é fundamental para saber se os investimentos da organização têm gerado retorno positivo ou negativo.

Sendo assim, quando a análise de custos é feita em todos os setores, com seriedade e da forma correta, pode ajudar gestores que precisam tomar decisões, revelam possíveis desperdícios para que seja possível evitá-los, além de contribuir para uma gestão financeira bem direcionada.

Dessa forma, toda essa base faz com que qualquer empresa possa enfrentar possíveis crises financeiras e obtenha os melhores resultados frente às concorrentes.

Essa pode ser a chave para ter mais destaque no mercado de atuação, mesmo num cenário de crise financeira.

Como fazer uma análise de custos de equipe externa?

Chegou a hora de aprender como fazer uma boa análise de custos! Nesse caso, estamos falando especificamente sobre equipes externas, mas esse processo se aplica a qualquer tipo de análise.

Antes de começar, também é importante mencionar que existem alguns tipos diferentes de análises de custos. Todavia, separamos 3 metodologias que costumam ser mais utilizadas por organizações na hora de gerir e medir gastos de equipes externas. são elas:

1. Custeio baseado em atividades = leva em consideração todas as atividades desenvolvidas pelo setor em questão;

2. Custeio variável ou direto = considera investimentos em produção, distinguindo quais são os custos fixos que variam de acordo com determinados períodos (por exemplo, em épocas com mais viagens);

3. Custeio por absorção = este é o modelo de análise mais completo, já que leva em conta todos e quaisquer gastos que a empresa tem com as equipes externas (fixos, diretos, variáveis ou indiretos).

Como fazer análise de custo x benefício das equipes externas?

Para ter uma análise completa e mais assertiva de custo e benefício das equipes externas, será necessário começar fazendo uma lista de tudo que pode mensurar sobre os feitos desse setor. 

Procure informações, por exemplo, sobre o nível de fidelização de clientes pelo tempo investido nas ações externas; sobre o custo da “mão-de-obra” dos colaboradores dessa equipe pelo retorno que estão dando etc.

Quando o resultado apresenta informações de que a empresa está gastando mais do que atingindo objetivos, significa que a equipe está dando prejuízo e tendo baixa rentabilidade.

Sempre que finalizar a análise, redija um relatório sobre o assunto que pretende apresentar, destacando as informações que precisam constar como prioridade nesse documento.

Mostre quais foram os itens analisados, quais foram os custos levantados para análise, despesas supérfluas identificadas ou até desperdícios encontrados, prioridades que precisam ser estabelecidas, metas que devem ser cumpridas depois dessa avaliação para crescimento de melhorias na empresa. 

Inclusive, é interessante fazer esse tipo de análise periodicamente para ver se os resultados da equipe têm melhorado e como as viagens empresariais têm sido importantes para o desenvolvimento da empresa.

Como reduzir gastos com equipes externas?

Agora que já sabe como fazer a análise de custos, é interessante saber o que fazer depois de medir gastos. Estamos falando sobre a hora de realizar possíveis cortes. 

Como fazer isso sem comprometer o seu trabalho ou relação com os outros membros da equipe?

Nós recomendamos o uso de ferramentas que te ajudem a prever gastos que podem ser cortados antes que se tornem algo grande demais. Afinal, tudo o que é previsível e remediável, também gera algumas economias.

Além disso, para realizar uma redução de gastos mais estratégica na sua equipe, anote essas dicas:

1. A tecnologia é uma grande aliada

2. Tenha uma política de despesas

3. Gerencie  os reembolsos com atenção

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