Leia mais: Saiba como organizar despesas com cartões corporativos utilizando centro de custo
Por: Business Connection
Seja um executivo de alto escalão em uma empresa que atua de forma global, ou um empreendedor começando no mundo dos negócios, algo que não deve ser ignorado se trata das despesas corporativas e como isso é importante para a saúde financeira empresarial e seu consequente desenvolvimento.
Chega um momento em que é preciso acompanhar as despesas diárias de uma empresa, à medida que se constrói o empreendimento desde o início. Ou então ocorrem as aquisições para a formalização de um conglomerado empresarial de escala regional, nacional e até internacional.
Para quem está se familiarizando com o meio do empreendedorismo na área de consultoria em TI, ou qualquer outro empreendimento, as despesas de capital menores podem parecer insignificantes, e até mesmo fazer pouco efeito nos negócios.
Por isso que, quanto mais cedo começar a manter um relatório de despesas corporativas, dentro de intervalos regulares, menor será o trabalho que precisa ser feito durante a temporada de impostos e nos momentos em que o capital operacional é baixo.
O que é o relatório de despesas corporativas?
Se for seguir pelo que o nome indica, os relatórios de despesas corporativas parecem acompanhar cada centavo que se gasta enquanto se administra uma empresa.
Isso é verdade até certo ponto, mas não é exatamente isso o que esses documentos indicam.
Os relatórios de despesas corporativas são formulários que registram todo o dinheiro gasto em diferentes situações, entre as quais:
Despesas extras;
Refeições;
Treinamento;
No entanto, não se trata de custos voltados para a empresa, como projeto elétrico residencial para o executivo principal, mas valores que um funcionário ou um CEO gasta do próprio bolso, em vez de usar uma diária fornecida previamente.
O formulário ou relatório é preenchido regularmente, podendo ser mensal, trimestral, ou semestral e, em seguida, é enviado ao departamento de contabilidade da empresa, ou então ao departamento de contas a pagar, ou mesmo ao empreendedor responsável.
Ali são apresentadas e justificadas todas as despesas, a partir da verificação de recibo de compra e aprovação da empresa, e então é enviado à pessoa que apresentou o relatório um valor para ressarcimento das despesas realizadas.
Motivos para relatórios de despesas corporativas
Os relatórios de despesas corporativas podem ser uma tarefa enfadonha, porém, atendem aos melhores interesses da empresa caso seja preciso passar por uma disputa financeira ou uma auditoria.
Logo, ao preencher esses relatórios regularmente, a empresa pode garantir que ela própria, e os funcionários, estejam orçando de forma adequada as despesas necessárias para manter a saúde financeira segura, bem como manter a moral e a boa vontade empresarial.
Nenhum funcionário, ou mesmo um executivo, gostaria de usar os fundos financeiros pessoais para fazer o trabalho para o qual foram contratados por um salário.
Sendo assim, manter e arquivar um relatório de despesas corporativas deixa todas as partes envolvidas em uma situação financeira adequada, mesmo que seja necessário utilizar chaves de segurança para manter os documentos protegidos.
Melhor do que permitir que esses custos sejam assumidos pelo funcionário ou proprietário, e não pela empresa em si, conforme adequações.
No caso de microempreendedores, ou que administram uma empresa pequena, os relatórios de despesas corporativas podem parecer uma ‘bobagem’, à princípio.
No entanto, eles são tão importantes para a empresa quanto para um funcionário de uma corporação gigante do setor automotivo que precisa fazer o aluguel de empilhadeira ou de empresas relacionadas à tecnologia.
O rastreamento de onde estão os gastos dos fundos financeiros para se envolver nas atividades profissionais de uma empresa, de uma maneira ou de outra, faz parte do controle fiscal corporativo.
Assim, isso deve ser empregado na declaração de impostos para contabilizar, com precisão, quanto dinheiro a empresa gastou ao longo do ano.
Dicas para uma política de despesas bem-sucedida
A política de despesas corporativas faz parte do estatuto ou regulamento da própria empresa, sendo personalizada para o modelo de negócios em que está inserida.
Ainda assim, há algumas dicas que valem a pena serem exploradas, e que podem ser incluídas tanto no estatuto quanto no regulamento interno.
1. Crie categorias e orçamentos claros
Os funcionários precisam saber quanto é permitido gastar e em quais categorias de despesas podem ser direcionados os valores disponíveis.
2. Seja justo
A consciência é fundamental para qualquer empresa, e para quem está responsável pela área de gastos, como o setor ou escritório de contabilidade.
Uma empresa não deve planejar ou tratar funcionários específicos de maneiras diferentes, e a política empresarial deve ser aplicada em todo o escopo corporativo.
3. Mantenha despesas corporativas simples
Nenhuma empresa está realmente feliz com mais gastos e despesas. Por isso é preciso manter uma dinâmica acessível para que os funcionários compreendam a importância dos relatórios das despesas corporativas.
Que eles sejam simples de preencher, mas que realmente demonstrem todos os gastos e que possam ser verificados de acordo com os comprovantes apresentados, mesmo que seja gasto com caixa de presente personalizada para um cliente em potencial.
4. Atualize com frequência
Isso deve valer para a maioria dos processos de uma empresa.
É preciso se certificar de que a responsabilidade de acompanhar se os membros da equipe de trabalho estão utilizando as despesas corporativas de maneira adequada, e como isso pode ser melhorado.
Por isso a atualização frequente dos relatórios e a apresentação dos comprovantes o quanto antes é crucial, inclusive para que o ressarcimento seja feito de maneira adequada.
5. Confira o regulamento
O mais importante é manter a conformidade com a legislação local, em relação a taxas e impostos que podem incidir sobre esses gastos que, em algum momento, podem parecer extras, mas fazem parte das finalidades da empresa.
Essas são algumas dicas úteis, e que podem ser implementadas na rotina de trabalho de quem precisa apresentar relatórios de despesas corporativas.
Na verdade, a política de despesas de uma empresa deve ser adequada às demandas corporativas, conforme as necessidades diárias e de rotina de trabalho.
Ao contratar funcionários confiáveis e sensatos, talvez não seja preciso uma política de despesas corporativas tão abrangente, mas é melhor manter tudo devidamente esclarecido.
Como fazer um relatório sob medida?
Empresas responsáveis pela manutenção de elevadores podem ditar o que os formulários de relatórios de despesas corporativas precisam conter, tendo como base quais custos são padrão para a empresa fazer negócios.
Por exemplo, se vários funcionários de uma empresa estão realizando vendas, espera-se que, de forma ocasional, seja necessário acompanhar clientes em potencial, e aqueles já estabelecidos, para um almoço ou jantar de negócios.
O formulário de relatório de despesas da empresa deve refletir a oportunidade de que o funcionário da equipe de vendas vai enviar um recibo de refeição, em conjunto com os detalhes da despesa com facilidade.
Dessa forma, ele pode ser reembolsado pelo valor gasto com a alimentação e pormenores, como bebidas e sobremesa.
Sendo assim, o código de refeições deve levar em consideração a sequência de um padrão no formulário de relatório de despesas corporativas da empresa em questão.
Modelos ou amostras de relatórios gerais de despesas corporativas podem ser encontrados na internet facilmente. Contudo, cada empresa é única, e ela deve se adaptar para refletir quanto às necessidades comerciais específicas.
Em determinados casos, esses modelos são apenas em formato de papel impresso, enquanto outros estão inseridos no mundo digital, facilitando o preenchimento e com envio automático via e-mail ou qualquer outra plataforma utilizada pela empresa.
De qualquer maneira, é necessário garantir que todos os custos solicitados para reembolso sejam comprovados a partir da apresentação de uma fatura ou recibo.
Esta não é apenas uma boa medida para se incluir nos arquivos de contabilidade, mas também pode ser necessária caso a empresa de manutenção de máquinas industriais passe por uma auditoria fiscal pública ou interna.
Conclusão
Os proprietários de empresas, ou mesmo empreendedores em início de carreira, devem começar a utilizar os relatórios de despesas corporativas a partir do momento que uma empresa entra nos trilhos em busca do sucesso no mundo dos negócios.
Além de fornecer a oportunidade de acompanhar para onde está indo o capital a qualquer momento, esses relatórios permitem que a contabilidade esteja preparada para a formalização de taxas e impostos, assim como responsabilidade frente a uma auditoria.
Além disso, garante que os funcionários se sintam valorizados, sabendo que a empresa está cobrindo as despesas recorrentes enquanto eles ficam focados em realizar o trabalho.
Uma empresa de sucesso é aquela em que o controle fiscal é mantido com a digitalização de documentos e está garantido nas mãos de executivos e empreendedores.
Por fim, a aplicação de um sistema de relatório de despesas corporativas pode ajudar a alcançar todos os objetivos e o sucesso que todos os envolvidos almejam.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
8 de jul. de 2022
