A maioria das empresas que precisam fazer viagens para atender todas as demandas externas acaba criando sua própria rotina para conseguir realizar sua gestão. Ou seja, normalmente desenvolvem os próprios métodos para conseguir organizar planejamentos, conduzir as tarefas do roteiro e depois fazer o reembolso (quando necessário).
No entanto, nem sempre essas táticas são tão eficientes e suficientes como as soluções para gestão de viagens corporativas que foram desenvolvidas especificamente para isso.
Já sabe o que essas ferramentas podem fazer por você e sua equipe? O controle de demandas e principalmente das despesas que é feito de forma manual nem sempre é preciso e nem tão confiável.
E tem mais! Os processos burocráticos podem acabar reduzindo a produtividade das pessoas que estão diretamente ligadas às viagens corporativas (especialmente quando assumem essas e outras responsabilidades de outros setores).
Por isso, as soluções para gestão disponíveis no mercado podem ser de grande valia para conseguir aumentar a qualidade de vida de todos os funcionários e também reduzir custos ou a necessidade de retrabalho.
Agora você já sabe que elas são importantes e fazem a diferença, mas vale a pena ter informações sobre quais são os benefícios proporcionados no dia a dia por um sistema de gestão de viagens e despesas antes de decidir se é a hora de investir ou não neste tipo de recurso.
Nós podemos ajudar! Como uma empresa especialista em gestão de viagens corporativas e contas a pagar, nós da Portão 3 reunimos 5 dos diversos benefícios que soluções como nossos serviços podem oferecer para sua operação.
Confira na íntegra para decidir o que atende mais às atuais necessidades do seu processo.
Soluções para gestão de viagens corporativas: o que são?
Podemos dizer que as soluções para gestão de viagens basicamente são softwares/sistemas automáticos que permitem gerenciar todos os processos tanto do momento pré quanto pós viagem corporativa.
Essas ferramentas são projetadas e desenvolvidas para não só facilitar o dia a dia de gestores e viajantes, mas também dos colaboradores da área financeira.
Isso porque permitem a aplicação de práticas que coincidem com as políticas de viagens de cada empresa e ainda centralizam todas as informações necessárias para administrar tais deslocamentos.
Essas soluções coordenam as despesas relacionadas com a hospedagem, o deslocamento (seja aéreo, rodoviário, aplicativos de carona e/ou transporte particular), todas as refeições e outros gastos que uma viagem corporativa acaba exigindo.
Dessa forma, as despesas não ficam perdidas e todas são contabilizadas de maneira adequada, podendo evitar fraudes, por exemplo.
Para melhorar, mantendo todos esses dados centralizados, será mais rápido e mais fácil de calcular o ROI das viagens - bem como controlar o que está ou não adequado às políticas da empresa e simplificar o acesso de informações sempre que for preciso.
Se você ainda precisa de mais detalhes e esclarecimentos para reconhecer os benefícios de contratar sistemas de gestão para controle de viagens corporativas, continue acompanhando.
Confira alguns dos principais benefícios de usar soluções para gestão de viagens corporativos
Quanto mais controle você tiver de viagens corporativas, melhor será para lidar com todas as questões que envolvem tal tipo de gestão. Isso é importante, porque as viagens corporativas implicam em processos extremamente burocráticos - os quais precisam de atenção redobrada para não comprometer o financeiro da empresa.
Notavelmente, tudo está profundamente ligado. Pensando nisso, listamos aqui 5 dos principais benefícios obtidos por quem desfruta das soluções para gestão de viagens. Leia abaixo!
Possibilidades de integração de todas as soluções necessárias para gestão de viagens
Integrar todas as ferramentas em um único ecossistema integrado é o ideal para evitar retrabalho de inserção de dados ou pesquisa de informações em plataformas diferentes.
Tais sistemas aumentam a eficiência dos processos, fornecem informes que garantem maior confiabilidade e mais segurança.
Tudo isso resulta em redução de custos e proporciona informações gerenciais sempre completas.
Sendo assim, é possível atualizar informações automaticamente (inclusive a liberação ou bloqueio de acessos) para todas as áreas da empresa que precisam acessá-las.
Colaboradores e gestores têm a oportunidade de atuar na mesma plataforma e a comunicação entre todas as partes interessadas passa a fluir de forma mais assertiva, sem nenhum tipo de ruído.
Menos esforço para dar conta da gestão de despesas
Como já mencionamos e você provavelmente deve saber por experiência, os processos manuais de inserção de dados ou consulta de informações em vários campos/arquivos são processos comuns, porém, muito demorados.
Ao mesmo tempo que não representam a alternativa mais prática, não são a forma mais segura de lidar com dinheiro.
Utilizando ferramentas especializadas para gestão de viagens você consegue reduzir o esforço exigido das pessoas que cumprem com essas demandas e conta com informações mais seguras.
Além disso, tudo pode ser feito a qualquer hora e em qualquer lugar - uma vez que é possível acessar tais plataformas por celular, computadores, notebooks e outros dispositivos móveis.
Ainda é a melhor forma de simplificar a conferência de despesas e comprovantes fiscais.
São soluções que evitam problemas de relacionamento entre profissionais da empresa
Quando a comunicação falha e as informações ficam desencontradas, o relacionamento de equipe fica mais difícil e os motivos de aborrecimento são multiplicados - principalmente entre viajantes e seus gestores. Se o assunto for reembolso, então… mais complicado ainda!
Analisando esse contexto, tudo vira uma cadeia: gestores que se estressam diariamente com processos desgastantes e cansativos acabam desfavorecendo os representantes que irão viajar. Por sua vez, esses colaboradores constantemente precisam de suporte porque não conseguem encontrar as informações necessárias durante a viagem. Insatisfeitos, muitos violam as políticas da empresa ou geram custos que sobem cada vez mais.
Ao centralizar as informações de gestão e controle de despesas em uma plataforma permite maior controle, validação de políticas e elimina grande parte dos aborrecimentos ou problemas de comunicação entre colaboradores e gestores.
Redução de custos
Só de aumentar o nível de controle, passa a ser mais fácil realizar análises sobre o custo médio de serviços utilizados nas viagens. Dessa forma, é possível adaptar políticas e aplicá-las com eficiência.
Além disso, poupando o tempo gasto em atividades repetitivas, os colaboradores da sua equipe podem focar em ações voltadas à propósitos mais interessantes para o negócio e conseguem economizar horas de trabalho - logo, os custos são reduzidos.
Economia de tempo
Tendo rotinas otimizadas e processos conduzidos por soluções para gestão de viagens e despesas, você reduz o tempo gasto para realizar atividades como: planejamento, prestação de contas e conferências de despesas.
Ao automatizar essa prestação de contas, não haverá trabalho nenhum. Isso quer dizer que você poderá substituir planilhas complexas e longas por um aplicativo no qual o colaborador pode tirar fotos dos comprovantes, cadastrar as despesas rapidamente e registrar informações em tempo real.
Qual a melhor solução de sistema para gestão de viagens?
Ficou interessado em tudo que um único sistema pode fazer pela gestão de viagens corporativas da sua empresa? Então, agora basta qual é o nível de necessidade da empresa em relação a esse tipo de suporte, identificando se faz sentido adotá-lo em sua operação.
No caso de encontrar respostas favoráveis ao uso de um novo sistema de gestão, o ideal é escolher qual desses programas disponíveis no mercado atendem melhor sua empresa.
Lembre-se: mesmo que a sua empresa já tenha uma política de viagens definida, sempre é bom entender qual o nível de eficiência dos processos e identificar quais os obstáculos encontrados nas rotinas de viagens corporativas.
O Portão 3 tem uma solução incrível para gestão de viagens, de despesas dessas viagens e auxilia gestores da área financeira de forma completa. Entre em contato para saber mais!
8 de jul. de 2022
