Aprenda a simplificar a gestão de despesas

‍Leia também: Gastos corporativos: saiba quais são as principais despesas‍

Quando você ouve a palavra “despesa”, já bate um desânimo? A Portão 3 está aqui hoje para te ensinar que a gestão de despesas da sua empresa não precisa ser difícil! 

Para que as empresas cresçam, é necessário uma gestão de despesas corporativas efetiva. Por meio deste controle se mantém a saúde financeira da corporação e também a estabilidade do fluxo de caixa. 

O primeiro passo a ser tomado é reconhecer que existem diferentes tipos de gastos corporativos.  É preciso manter um controle entre a despesa fixa e gastos que podem surgir no caminho.

O que é gestão de despesas corporativas?

Como dito anteriormente, não precisa ser nada difícil, por isso vamos simplificar desde o significado até a aplicação. A gestão de despesas corporativas consiste no controle dos gastos gerados pelos colaboradores para fins de trabalho. Para isso, o controle deve abraçar todas as etapas, desde os motivos do gasto até a produção e análise de relatórios. 

É importante ressaltar que existem regras a serem aplicadas no reembolso do que foi gasto pelo colaborador. Com base nas leis vigentes, a empresa também deve elaborar uma política interna, que guiará tanto o funcionário quanto o gestor financeiro.

Alguns gastos que podem ser reembolsados - caso sejam referentes a atividades corporativas - são:

• Hospedagem

• Alimentação

• Passagem

• Combustível

• Cursos 

• Contas de luz e internet (em caso de home office)

• Deslocamento (táxi, pedágio ou carros de aplicativo) 

Com base nessa lista, começa o processo de simplificação da gestão de despesas corporativas. 

Quais são os benefícios de uma gestão corporativa bem feita? 

Controle de gastos: 

O controle de gastos é fundamental para que o gestor consiga visualizar todas as despesas geradas pelos colaboradores em prol da empresa. Também ajuda a reduzir valores desperdiçados e evita problemas entre gestores e funcionários.

Diminuição do retrabalho:

Um trabalho de gestão de despesas feito com precisão evita erros nos registros e também evita que tudo deva ser refeito. Uma dica para que os dados sejam corretamente registrados, é que o gestor adote uma plataforma de controle financeiro. 

Maior produtividade:

Se uma das etapas é otimizada, as outras passam a ser mais produtivas. Com o controle de despesas simplificado, a empresa identifica locais onde o investimento pode aumentar. Fica mais fácil visualizar setores que precisam de mais produtividade e implementar recursos e estratégias efetivas. 

Dicas para simplificar sua gestão de despesas: 

Falar é fácil! Como é possível de fato simplificar a gestão de despesas da sua empresa? A Portão 3 reuniu aqui algumas dicas que podem ajudar você, gestor, nessa missão.

1 - Conheça todo o fluxo 

Antes de implementar qualquer mudança é preciso saber exatamente a realidade da empresa. Com a ajuda de um fluxo de caixa fica mais fácil saber os setores que devem ter recursos cortados ou aplicados. 

Depois que essas medidas gerais são tomadas, é mais fácil manter o controle financeiro e partir para a simplificação de gestão. Desta forma, a política de reembolso pode ser estruturada com base na realidade da empresa. 

2 - Política de reembolso

Já ouviu a frase: combinado não sai caro? Numa empresa não é diferente! Antes de aplicar qualquer medida é necessário que haja uma política de reembolso. 

O reembolso, quando não é planejado nem executado com precisão, pode causar equívocos e mal-entendidos. Por isso, ter uma política de reembolso bem definida evita que situações desconfortáveis prejudiquem a gestão de despesas.

Faça uma lista do que será reembolsado pela empresa e em quais circunstâncias esse reembolso acontecerá. Deixe seus colaboradores cientes de todos os itens da lista. Também é importante que haja um registro das notas fiscais, ou outro método que controle tais gastos. 

3 - Limite de gastos 

‍Com base nas duas dicas acima, você deve passar para a próxima etapa: limite de gastos. Agora que você está ciente das limitações financeiras e também do que será reembolsado, é hora de estabelecer um limite de gastos. 

Escolha um teto de gastos para cada tipo de despesa dos colaboradores. Faça um acordo também para saber como é possível pedir mais orçamento para determinada atividade. 

O limite de gastos deve ser pensado com base na realidade avaliada no fluxo de caixa da empresa.

4 - Não precisa ser difícil! A Portão 3 tem tudo em um só lugar. 

Não se desespere! Apesar de serem muitas etapas para a implementação de uma gestão de despesas simplificada e efetiva, a Portão 3 pode te ajudar! 

A Portão 3 oferece uma plataforma que unifica todas as despesas da sua empresa em um só lugar. Unimos tecnologia para a gestão das despesas corporativas com cartões inteligentes e uma experiência com reembolsos, aprovações e controle do fluxo financeiro em um só lugar.

Ainda tem alguma dúvida dos benefícios que uma plataforma de controle de despesas pode te trazer? Fale com quem entende. Consulte um dos nossos especialistas e pergunte tudo o que ainda deseja saber. 

A Portão 3 é a solução que sua empresa procura para simplificar suas despesas e melhorar a gestão financeira. Não perca mais tempo e dinheiro!