Se você sofre com a gestão de reembolso ou vai assumir essa responsabilidade em uma empresa, certamente sonha com uma ferramenta automatizada para lidar com tudo que a tarefa abrange.
Muitas equipes ainda usam procedimentos manuais e extremamente burocráticos para tratar de recebimento de notas fiscais, criação de fluxos de aprovação, acompanhamento e adiamentos, além de reembolso por quilometragem e orçamento dinâmicos (quando é necessário).
O problema desse tipo de sistema é que a boa gestão empresarial não cumpre com uma das prioridades de qualquer corporação, que é diminuir os gastos.
Com isso, fica inviável aumentar os lucros, especialmente quando é necessário fazer viagens corporativas ou cumprir com compromissos que exigem que o funcionário gaste dinheiro do próprio bolso.
É por esses motivos que toda empresa deve ter um controle de reembolso de despesas capaz de garantir o ressarcimento do colaborador sem desperdiçar recursos.
Mas como isso seria possível? A resposta é simples: é preciso ter um fluxo de gestão de reembolso bem definido e conhecido por todos, garantindo maior controle sobre os gastos da empresa.
Esse controle de sistema de reembolso também evita qualquer problema na contabilidade decorrente da falta de informações sobre tais gastos.
Trata-se de algo fácil, rápido e extremamente satisfatório. Ficou interessado (a)? Então, continue a leitura para saber sobre a importância de contar com um controle de reembolso de despesas eficaz e confira dicas que podem ajudar sua empresa!
Por que é importante ter controle de reembolso de despesas corporativas?
Toda política de reembolso é definida para controlar os gastos de forma mais eficiente e definir quais situações realmente podem implicar em reembolso ou não para os colaboradores.
Esse tipo de medida é indispensável para evitar fraudes, por exemplo - como quando tentam burlar as regras para conseguir o reembolso de despesas não existentes ou descumprem as determinações estipuladas pela empresa.
Com uma política de reembolso bem estruturada e que facilite o acesso de todos, é possível inibir esses tipos de ações.
Também é primordial existir uma definição sobre como a empresa deve realizar reembolsos (se no próximo pagamento, pago a parte ou tantos dias após a viagem).
Dessa forma, mesmo antes de viajar, o colaborador já vai saber quando terá seu dinheiro de volta e o departamento financeiro pode se programar para os ressarcimentos dentro do período estipulado.
Diante dessas informações, fica claro que adotar a própria política de reembolso corporativo exige uma discussão com a equipe e apresentação para todos da empresa.
Os colaboradores costumam ter maior confiança em empresas que esclarecem os seus processos de maneira aberta e transparente.
O que é workflow de aprovação de despesas e como fazer?
Workflow é o termo em inglês utilizado para definir "fluxo de trabalho", que é um padrão para referências à quantidade de processos de trabalho.
É importante que todos eles se desenrolem de forma eficiente e, no mundo ideal, sem implicar em um acompanhamento muito próximo.
Ou seja, o workflow de aprovação realmente eficaz não demanda muitas preocupações.
Na contramão de procedimentos manuais, o workflow bem feito permite que o gestor não se preocupe em armazenar comprovantes de despesas dos colaboradores do time a todo momento (nem mesmo o próprio funcionário).
Dependendo da forma que for construído, as políticas de reembolso podem ser incorporadas nesse processo.
O melhor método de fluxo de trabalho faz com que as atividades aconteçam de forma fluida - o que pode acontecer de maneira sucessiva (uma após a outra) ou paralela (mais de uma tarefa sendo executada simultaneamente).
Para ter esse tipo de workflow, é preciso contar com ferramentas específicas que viabilizem e reduzam as burocracias dessas diferentes etapas. Estamos falando sobre plataformas de gestão das demandas e controle das atividades e responsabilidades.
O workflow de aprovações automatizado proporciona vantagens tanto para viajantes quanto para os gestores - como, por exemplo: redução de custos, aumento do controle, agilidade e aumento de produtividade.
Dicas para facilitar a gestão de reembolso
Chegamos ao que te trouxe até este conteúdo, não é mesmo?
Você já sabe que a criação de uma política de reembolso deixa o gerenciamento das despesas dos funcionários muito mais fácil.
Agora, você vai conhecer 4 dicas que podem te ajudar a perceber como ter maior controle sobre esses gastos:
1. Usufrua da digitalização de despesas e salvar arquivos na nuvem
Um dos maiores problemas no processo de ressarcimento é a perda de comprovantes de gastos.
A questão é que os comprovantes ou recibos das despesas (especialmente de uma viagem) são indispensáveis para garantir a veracidade dos gastos. Por esse motivo, precisam constar no relatório de reembolso.
Os recibos também são importantes para que a empresa possa prestar contas, de forma que seja possível realizar a tributação correta, sem qualquer risco de sonegação de impostos.
A solução ideal para evitar a perda desses documentos é a digitalização, o que pode ser feito com a leitura do QR Code ou até mesmo registrando fotos dos comprovantes com celulares em um aplicativo.
Obviamente, uma vez que estão armazenados, esses registros podem ser transferidos para outros dispositivos (como computadores ou HDs externos).
O arquivamento do documento na nuvem também permite que essas informações sejam compartilhadas com todas as pessoas que tem acesso à plataforma.
Por fim, esse modelo de arquivamento resolve o problema de arquivar documentos fisicamente, já que a nuvem não ocupa espaço físico e pode ser acessada a qualquer momento, em qualquer local.
2. Estipule as próprias regras no sistema para facilitar aprovações
Quando uma empresa usa uma plataforma com sistema de reembolso corporativo que realmente funciona, é possível definir as próprias alçadas de aprovação, de forma que haja limites no que diz respeito às solicitações de recursos orçamentários, financeiros e de responsabilidade da empresa.
Isso evita o desencontro de informações e problemas durante o reembolso!
Além disso, torna-se mais fácil esclarecer dúvidas quanto a prazos e normas para que o ressarcimento ocorra.
3. Conte com a automatização de processos
A tecnologia tratada neste conteúdo tem um papel fundamental na implantação de melhorias que visam o controle de reembolso de despesas.
Por isso, essas ferramentas são completas, podendo até mesmo criar relatórios a partir de comprovantes digitalizados, emitir alerta de controle de acordo com a política em vigor, esclarecer as dúvidas dos funcionários e facilitar o controle dos gestores.
Percebe-se que a automatização cria um padrão no processo de reembolso, e isso tende a diminuir as probabilidades de erro.
Com este auxílio da tecnologia, é possível que todos os colaboradores se dediquem a outras tarefas de suas áreas, o que aumenta a produtividade e, consequentemente, gera a possibilidade de aumentar os índices de lucro.
4. Faça uma análise dos relatórios de reembolso de forma rápida e completa
Para que sua equipe permaneça satisfeita em trabalhar na sua empresa ou evitar que a sua corporação passe a ter prejuízos, é preciso gerar relatórios e analisar a efetividade da atual gestão de reembolso. Afinal, uma empresa que não se renova, fica para trás e caminha rumo ao fracasso.
Essas análises de relatórios gerados após os reembolsos devem ser meticulosas para conseguir identificar falhas antes que se tornem grandes problemas e para buscar alternativas de melhorias na política estabelecida.
Analisar a real necessidade de cada gasto também faz toda a diferença! Assim, é possível conscientizar os colaboradores e conduzir todos os deslocamentos da melhor forma possível para os dois lados.
Como a Portão 3 pode otimizar o processo de reembolso de despesas na sua empresa?
A Portão 3 é a solução ideal para otimizar processos e tornar a gestão financeira corporativa muito mais eficiente.
Seja para reembolso de despesas depois de uma viagem corporativa ou mesmo gerenciar gastos com cartão corporativo (virtual e físico), nossa plataforma tem tudo para garantir o que profissionais financeiros precisam dentro das companhias.
A digitalização de despesas corporativas garante funcionalidade, além de permitir que o gestor faça uma análise dos gastos conforme são registrados. Por sua vez, o colaborador não vai precisar se preocupar em guardar todos comprovantes até voltar de viagem.
À medida que todos os seus lançamentos são apresentados, nossa plataforma gera relatórios em tempo real, de modo que todos os usuários com acesso possam acompanhar todos gastos e a equipe consegue traçar estratégias com uma visão mais ampla sobre as despesas para planejar melhor o orçamento com o resultado desses dados.
Resumindo, se escolher a Portão 3 para gestão de reembolso, sua empresa pode usufruir das seguintes vantagens:
Redução de custos e de tempo gasto nessas tarefas;
Processo de reembolso agilizado;
Menos índice de falhas e riscos para prestar contas;
Otimização de gestão financeira da empresa;
Aplicativo de dispositivos móveis integrado ao seu ERP;
Alçadas de aprovação customizadas;
Emissão de notas de débito instantâneas;
Muito mais.
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1 de out. de 2022
