Gerenciar frotas vai muito além de acompanhar quilômetros rodados e custos de manutenção. O abastecimento, um dos principais centros de gasto, costuma ser também uma das maiores dores de cabeça. Para muitos gestores, a dependência de notas fiscais (NF) manuais ainda é a realidade, um processo sujeito a erros, atrasos e até mesmo fraudes, que compromete a tomada de decisão e aumenta a burocracia.

O problema das notas fiscais manuais

Na prática, o gestor precisa conferir cada NF emitida nos postos, validar valores, comparar com relatórios internos e só então registrar no sistema. Em operações com dezenas ou centenas de veículos, essa rotina se torna um gargalo.

Além do risco de inconsistências, como notas com valores divergentes, duplicadas ou até adulteradas, há a questão do tempo perdido em tarefas operacionais que poderiam ser automatizadas. Esse cenário não só trava o controle financeiro como também dificulta o acesso a informações confiáveis para negociar com fornecedores e planejar o orçamento.

Impactos reais no mercado

Segundo dados da Confederação Nacional do Transporte (CNT), o combustível representa, em média, cerca de 35% do custo operacional de uma frota no Brasil. Em 2024, por exemplo, os sucessivos aumentos no preço do diesel foram manchete em veículos como Folha e Valor Econômico, reforçando como cada centavo por litro impacta diretamente na margem das empresas.

Nesse contexto, depender de controles manuais de abastecimento não é apenas uma questão de ineficiência; é abrir mão de competitividade em um setor pressionado por custos voláteis.

O papel da tecnologia no abastecimento

A digitalização do processo elimina a necessidade de coleta e conferência manual de notas fiscais. Plataformas especializadas permitem integrar diretamente os dados do abastecimento, registrando automaticamente os valores, quilometragens e consumos em tempo real.

Isso significa:

• Transparência nos gastos, sem depender de lançamentos manuais.

• Agilidade para fechar relatórios financeiros com dados confiáveis.

• Redução de fraudes e inconsistências, já que o sistema cruza informações automaticamente.

• Decisões estratégicas baseadas em relatórios analíticos, e não em planilhas desatualizadas.

Como as empresas já estão se adaptando

Muitas companhias de transporte e logística vêm adotando sistemas de gestão de abastecimento justamente para se proteger da instabilidade do setor. Um exemplo é a crescente busca por soluções que integram cartões de abastecimento a plataformas de gestão, o que permite ao gestor visualizar, em um único dashboard, tudo o que acontece na operação. Essa prática já vem se consolidando como um padrão em empresas que buscam escala e eficiência.

A Portão 3 oferece uma plataforma completa para quem deseja parar de depender de notas fiscais manuais e transformar o abastecimento em um processo simples, confiável e estratégico. Com a solução da P3, é possível centralizar todos os registros de abastecimento em um só lugar, acompanhar indicadores em tempo real e reduzir drasticamente o tempo gasto com conferências manuais.

Além disso, a integração com meios de pagamento e relatórios automatizados garante que o gestor tenha uma visão clara dos custos, identifique desperdícios e aumente o controle sobre a frota.