Reduzir custos em escolas particulares precisa fazer parte do planejamento financeiro dos gestores escolares. Essa é uma forma de manter o caixa da instituição no positivo para que os serviços prestados pela organização continuem sendo de qualidade.
Além disso, uma vez que a sua estratégia financeira tenha sido efetiva, o dinheiro “poupado” pode ser utilizado para investimento,como por exemplo, em meios de divulgação e marketing educacional.
Para que você saiba o que precisa reduzir de custo na sua escola, é necessário verificar quais são as despesas fixas da instituição e qual a sua renda mensal. Nesse sentido, o ideal é que seja feita uma lista detalhada com todos os gastos como folha de pagamento, aluguel, contas de água/energia, telefone, internet e outros.
Porém, também é fundamental que a equipe financeira da sua empresa revise quais são os custos variáveis existentes e quais são os gastos previstos para os próximos anos. Assim, o controle do fluxo de caixa se torna mais rigoroso e leva em conta projeções.
Outro ponto de atenção que as escolas precisam ficar atentas é com a taxa de inadimplência dos seus clientes. Em outras palavras, observar se o número de clientes que estão com pagamentos atrasados é essencial para evitar que tais dívidas gerem um prejuízo muito grande para o seu negócio.
Com isso, é possível pensar em estratégias de como diminuir tal taxa, como por exemplo, reduzir juros, implementar um sistema de avisos sobre os pagamentos atrasados, dentre outros.
Afinal, como reduzir os custos?
Para reduzir custos em escolas particulares e economizar mais dinheiro é possível começar com algumas mudanças simples na rotina. Assim, para reforçar a importância da redução de custos na empresa é importante investir em campanhas de conscientização e definir metas mensais ou semanais de economia.
Vale destacar que é necessário que essa redução de custos seja feita de forma saudável. Por isso, no item a seguir você verá algumas dicas de como a sua empresa pode economizar mais.
Veja 5 dicas de como reduzir custos em escolas particulares
Reduza o consumo de eletricidade
Gastos com energia e água são as formas mais fáceis de economizar. Você pode, por exemplo, instalar torneiras automáticas nos banheiros para evitar o desperdício. Além disso, é possível colocar sensores de presença para ajudar a evitar que as luzes fiquem acesas o dia inteiro sem necessidade.
Invista em soluções tecnológicas
Sabemos que a tecnologia favorece nossas vidas em muitos aspectos, inclusive nos econômicos. Por exemplo, você pode evitar a utilização de papéis impressos por documentos digitalizados.
Assim, a sua escola pode reduzir drasticamente a quantidade de papéis utilizados para comunicados com os pais e alunos. Dessa forma, consequentemente, o gasto será reduzido proporcionalmente.
Gerencie melhor a parceria com fornecedores
Negocie com os fornecedores da escola e dê preferência para aqueles que oferecem o melhor custo-benefício. Portanto, faça uma pesquisa de mercado, entre em contato com essas empresas e negocie valores que estejam de acordo com a realidade da sua empresa.
Porém, tome cuidado para não cair em ciladas. Lembre-se que, muitas vezes, o “barato sai caro”, então busque referências e feedbacks de outras empresas desse mesmo fornecedor. Isso vale para qualquer tipo de fornecedor, como por exemplo, materiais de limpeza, mão de obra, software de gestão dentre outros.
Faça uma gestão financeira
É imprescindível que a gestão financeira faça parte do seu planejamento. É muito comum que gestores tenham um alto gasto com bancos ou outras instituições financeiras. Isso acontece quando os responsáveis não têm noção das finanças da sua escola.
Portanto, um planejamento é essencial para evitar que você fique devendo a bancos. Mas, caso você já esteja nessa situação, negocie as tarifas bancárias para que possa reduzir os gastos mensais com taxas.
Para ajudar na gestão financeira, uma alternativa é investir em opções mais tecnológicas. Uma plataforma de gestão de Contas a Pagar , por exemplo, ajudará muito a entender onde e como o dinheiro da empresa tem sido gasto, dando um melhor panorama das finanças da instituição, além de tornar o processo de pagamentos de fornecedores e reembolsos de colaboradores mais automatizado, moderno e seguro.
Gerencie suas compras e estoque
Ter uma boa noção do que tem em estoque é essencial para evitar que não sejam feitas compras desnecessárias. Além disso, é preciso que a quantidade certa dos produtos ou itens seja comprada nas quantidade certa, pois um estoque parado pode levar a perdas financeiras.
Portanto, é recomendado que faça um planejamento da quantidade de recursos que será necessário para a empresa. Assim, você garante que está comprando no momento certo e que esse material será bem utilizado.
Uma solução para gerenciar de maneira mais eficaz o estoque é manter centralizado as informações de compras em uma plataforma que disponibilize cartões corporativos para pagamento das despesas e orçamentos dinâmicos e integrados.
Como o Melhor Escola pode ajudar?
Reduzir custos em escolas particulares também tem a ver com a captação de alunos. E o site Melhor Escola é especialista nesse assunto!
Criado em 2012, o Melhor Escola é um marketplace desenvolvido por Juliano Souza e seu sócio Sérgio Andrade. Tudo começou quando Juliano se frustrou ao não encontrar uma ferramenta que o ajudasse a escolher uma escola para seu filho.
Desse modo, o portal surgiu como um buscador de escolas e contém as informações de todas as escolas cadastradas no MEC (mais de 180 mil). Além disso, contamos com mais de 8 mil escolas parceiras que oferecem vagas com bolsas de estudos de 20 até 80%.
A oferta desses descontos além de gerar receita adicional para a escola, aumenta a curva de demanda da escola e garante turmas cheias o ano todo. Em outras palavras, o portal ajuda na captação de alunos pois através dele as escolas conseguem se apresentar para novos pais e alunos e expor todas as suas informações e diferenciais.
Além disso, outra vantagem de aderir ao programa de bolsas do Melhor Escola é a redução da inadimplência. Alunos com bolsas pelo Melhor Escola precisam manter a mensalidade em dia para garantir a continuidade do desconto.
Se você é diretor(a) de uma escola particular, ou conhece alguém que seja, entre em contato com especialistas clicando aqui.
Invista em tecnologia para melhorar a gestão financeira da sua instituição. Como a Portão 3 pode te ajudar nessa tarefa?
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16 de jul. de 2022
