Integrar o controle de abastecimento ao ERP vai muito além de registrar gastos: significa transformar dados em insumos estratégicos que impactam diretamente na eficiência operacional e financeira da frota.
Identificação e parametrização de limites
Permita definir limites de abastecimento por veículo ou motorista, com valores ou volumes específicos. Isso reduz o uso indevido de recursos e garante conformidade com as políticas internas. Em paralelo, ofereça notificações automáticas sobre o abastecimento em tempo real para o gestor, com sinais imediatos de movimentações fora do padrão.
Cartões dedicados a frotas e controle das transações
Implemente cartões exclusivos para abastecimento, vinculados à frota, sem limites de emissão e com categorização por projeto, campanha ou setor. Garanta que cada transação seja vinculada ao registro contábil correto dentro do ERP, permitindo rastreamento detalhado por veículo, data ou motorista. O uso desses cartões facilita a centralização e a rastreabilidade de cada centavo.
Relatórios inteligentes dentro do ERP
Disponibilize dashboards que ofereçam visibilidade clara e imediata das despesas com combustível. Relatórios devem apontar consumo por centro de custo, identificar disparidades entre consumo planejado e real e comparar preços praticados entre fornecedores, apoiando decisões de compra. Além disso, tudo deve estar disponível em tempo real, com alertas segmentados para desvios ou consumo acima da média.
Segurança e controle avançado
Adote recursos como autenticação multifator (MFA), PIN transacional para autorizações de abastecimento, perfis de acesso diferenciados por colaborador ou tipo de operação, e monitoramento em tempo real. Tudo integrado ao ERP, garantindo que cada usuário opere dentro dos privilégios permitidos e que as transações sejam seguras e auditáveis.
Centralização financeira e reconciliação automatizada
Assegure que todas as transações com cartão fiquem automaticamente conciliadas dentro do ERP. Diferencie despesas por centro de custo ou campanha, e permita filtros dinâmicos para pesquisa rápida e categorização precisa. Isso evita trabalho manual, acelera fechamentos financeiros e reduz erros contábeis.
Tomada de decisão informada e economia contínua
Com dados integrados, os gestores conseguem planejar abastecimentos com base em métricas reais, escolher os melhores preços por rota ou posto, e ajustar políticas de consumo com agilidade. A combinação entre limites, relatórios, alertas e cartões exclusivos gera economia direta e melhora a governança operacional.
Estrutura recomendada de implantação, passo a passo:
Mapeamento de processos: identifique como os abastecimentos são fechados hoje e quais dados precisam ser capturados.
Configuração do ERP: habilite campos e painéis de controle para volumes, valores, motoristas, veículos, centros de custo e projetos.
Emissão de cartões dedicados: configure múltiplas carteiras e cartões sem limites, configurados com autorização e segurança adequadas.
Treinamento: capacite usuários para utilizar o sistema, estabelecer limites, autorizar abastecimentos e interpretar relatórios.
Monitoramento e ajustes: revise métricas de consumo e custos, refinando limites, alertas e filtros conforme o desempenho.
Essa abordagem transforma a gestão de combustível em uma operação financeiramente integrada e segura, com tomada de decisão baseada em dados, controle total sobre gastos e operação fluida, alinhada ao ERP da empresa.
