Despesas

Como integrar a gestão de combustível ao ERP da empresa

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Uma mulher de meia idade aparece na imagem. Ela está de cabelos presos, usa óculos de grau e está sentada em frente a uma mesa. Ela segura notas fiscais com a mão direita, e, com a esquerda, ela segura um lápis. Ela faz contas em uma calculadora.
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Integrar o controle de abastecimento ao ERP vai muito além de registrar gastos: significa transformar dados em insumos estratégicos que impactam diretamente na eficiência operacional e financeira da frota.


Identificação e parametrização de limites


Permita definir limites de abastecimento por veículo ou motorista, com valores ou volumes específicos. Isso reduz o uso indevido de recursos e garante conformidade com as políticas internas. Em paralelo, ofereça notificações automáticas sobre o abastecimento em tempo real para o gestor, com sinais imediatos de movimentações fora do padrão.


Cartões dedicados a frotas e controle das transações


Implemente cartões exclusivos para abastecimento, vinculados à frota, sem limites de emissão e com categorização por projeto, campanha ou setor. O uso desses cartões facilita a centralização e a rastreabilidade de cada centavo.


Relatórios inteligentes dentro do ERP


Disponibilize dashboards que ofereçam visibilidade clara e imediata das despesas com combustível. Relatórios devem apontar consumo por centro de custo, apoiando decisões de compra.


Segurança e controle avançado


Adote recursos como autenticação multifator (MFA), PIN transacional para autorizações de abastecimento, perfis de acesso diferenciados por colaborador ou tipo de operação, e monitoramento em tempo real. Tudo integrado ao ERP, garantindo que cada usuário opere dentro dos privilégios permitidos e que as transações sejam seguras e auditáveis.


Centralização financeira e reconciliação automatizada


Assegure que todas as transações com cartão fiquem automaticamente conciliadas dentro do ERP. Diferencie despesas por centro de custo ou campanha, e permita filtros dinâmicos para pesquisa rápida e categorização precisa. Isso evita trabalho manual, acelera fechamentos financeiros e reduz erros contábeis.


Estrutura recomendada de implantação, passo a passo:


  1. Mapeamento de processos: identifique como os abastecimentos são fechados hoje e quais dados precisam ser capturados.


  2. Configuração do ERP: habilite campos e painéis de controle para volumes, valores, motoristas, veículos, centros de custo e projetos.


  3. Emissão de cartões dedicados: configure múltiplas carteiras e cartões sem limites, configurados com autorização e segurança adequadas.


  4. Treinamento: capacite usuários para utilizar o sistema, estabelecer limites, autorizar abastecimentos e interpretar relatórios.


  5. Monitoramento e ajustes: revise métricas de consumo e custos, refinando limites, alertas e filtros conforme o desempenho.


Essa abordagem transforma a gestão de combustível em uma operação financeiramente integrada e segura, com tomada de decisão baseada em dados, controle total sobre gastos e operação fluida, alinhada ao ERP da empresa.

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