Sua empresa tem um planejamento orçamentário voltado para controle de gastos corporativos e com informações básicas para definir projeções financeiras pensando no futuro do seu negócio? Existem alguns pontos essenciais para garantir a melhor gestão financeira, em especial, como implementar o controle financeiro interno através das divisões por centro de custo.
Este método é utilizado para análises inteligentes e possibilita o uso de ferramentas que facilitam tanto os registros como interpretações, como uma planilha, por exemplo.
Tendo estratégias voltadas para organizar o centro de custo, sua empresa consegue otimizar a análise financeira e também identifica o quanto cada departamento contribui para todas as receitas e despesas geradas no período de tempo analisado.
Podemos dizer que o centro de custo permite a racionalização dos gastos em geral da forma que funciona melhor para o seu trabalho - o que permite corte de custos no que for necessário e direcionamento de investimentos para as áreas de maior potencial lucrativo.
Essa parece ser a solução que você precisa? Então, continue lendo para entender como gerenciar suas receitas e despesas de forma ideal.
Entenda o que é centro de custo
Em resumo, o centro de custo é dividir receitas e despesas por áreas internas de uma empresa.
Ou seja, é repartir a organização em unidades para ter um controle mais preciso dos ganhos e gastos de equipes, projetos, filiais ou setores separadamente.
O intuito disso é ter uma visão completa dos números e, assim, tomar decisões estratégicas mais sólidas.
Quais empresas podem usar centro de custo?
Toda e qualquer empresa não só pode como deve adotar essa abordagem, mesmo que sejam de pequeno porte.
Inclusive, é bem importante que esse processo seja feito desde os primeiros anos de um negócio, já que vai permitir um crescimento saudável e rentável no mercado. Pode ser um diferencial competitivo.
Como fazer divisões para centro de custo?
Normalmente, há uma divisão feita em pelo menos 5 centros, que são: recursos humanos, marketing, operações, financeiro e vendas.
No entanto, essas divisões vão depender diretamente da complexidade e necessidade da organização.
É possível ter vários centros de custo. Use o que se adapta melhor à estrutura da empresa.
Como identificar um centro de custo produtivo e não produtivo?
O centro de custo produtivo, conhecido também como centro de custo direto, é aquele que gera impactos diretos na produção de receita para uma empresa.
É comum que sejam atividades relacionadas com a principal fonte de recursos e lucro para os negócios - como, por exemplo, vendas e telemarketing.
Já os centros de custo não produtivos, que também são conhecidos como administrativos, não influenciam nada na produção, nas vendas e ou na geração de receita - como o departamento financeiro, recursos humanos e jurídico.
Como não geram receita direta, essas áreas tendem a gerar despesas e ter resultados financeiros negativos em uma classificação de centros de custo. Porém, isso não significa que não são importantes para o sucesso de uma empresa, porque são áreas estratégicas e indispensáveis para o bom funcionamento da organização.
Quais são as principais vantagens de adotar o centro de custo?
É de se imaginar que existem muitas vantagens em adotar este método de centro de custo em sua empresa! Mas, para que você reconheça o valor a partir dessa leitura, listamos as principais.
Confira abaixo!
Análise financeira facilitada
Uma falha frequente na maioria das empresas que não conseguem ter êxito com suas análises financeiras deve-se à falta de precisão e de organização em relação aos registros (sejam eles sobre receitas e despesas de cada área, de um projeto para o negócio ou acompanhamento do segmento).
Se dividir uma empresa em vários centros de custo, será mais fácil manter os registros atualizados e identificar quais unidades precisam de mais investimentos ou quais podem ter redução de gastos com base em sua relevância para o faturamento total.
Essas e outras decisões financeiras conduzidas pela análise do centro de custo podem determinar o rumo de uma organização.
Possibilita o compartilhamento de informações importantes
As empresas que aplicam o método dos centros de custo garantem mais autonomia para cada área ou equipe, de forma que possam fazer avaliações dentro de seu âmbito financeiro (revendo gastos e receitas geradas) e compartilhar os dados obtidos.
Isso é mais eficiente do que apresentação de resultados gerais, porque algumas informações confidenciais acabam não chegando em todas as áreas - o que impossibilita uma análise de performance.
Incentiva o senso de responsabilidade
Ao concentrar a análise de resultados no departamento de finanças estará limitando o senso de responsabilidade por este acompanhamento somente a esse grupo.
Por outro lado, se escolher trabalhar com centros de custo, vai conseguir promover essa consciência em todas as áreas, de modo que passem a assumir a responsabilidade pelos seus feitos.
Ainda vai contar com a vantagem de ter mais pessoas interessadas em apresentar ideias para reduzir custos e potencializar os ganhos.
Melhor índice de produtividade
À medida que você passa a ter uma visão mais apurada sobre as atividades executadas nos processos produtivos, será possível distribuir melhor os recursos entre as áreas da empresa. Por consequência, tende a melhorar a qualidade de entrega e aumentar o índice de produtividade.
Mais assertividade na definição de metas
Compreendendo as despesas operacionais mais profundamente, você passa a ter objetivos coerentes com as reais necessidades da empresa e identifica as limitações de cada área ou projeto para o alcance das metas definidas.
Sendo assim, entendemos que o centro de custo também te ajuda a traçar metas mais realistas, o que permite que a grande maioria delas sejam alcançadas com sucesso.
Como aplicar os centros de custo em sua empresa?
A aplicação desse processo vai depender do tamanho e da estrutura que sua empresa já tem.
Também é importante lembrar que a função básica desse processo para todos os casos é mostrar como o dinheiro deve ser aplicado e quais áreas têm maiores ou menores gastos.
Acompanhe, abaixo, alguns passos importantes para essa mudança:
Primeiro passo: dividir o escopo financeiro da sua empresa distribuindo os principais gastos e ganhos (o ideal é separar por departamentos-chave, serviços ou funções);
Segundo passo: faça listas com receitas(vendas, aplicações financeiras, aluguéis etc) e despesas (*custos fixos e variáveis, despesas fixas e variáveis);
*Custos são gastos relacionados diretamente à produção e vendas, enquanto despesas são desembolsos para manter a empresa funcionando. Para entender melhor, confira nosso conteúdo “Gastos corporativos: entenda a diferença entre custo e despesa”
Terceiro passo: indique as receitas e despesas dos centros de custo criados;
Quarto passo: acompanhe os resultados de cada centro de custo para fazer avaliações.
Use uma planilha de centro de custo
Usar uma planilha de centro de custo é a melhor maneira de calcular os gastos de cada setor.
Clique aqui para ter acesso a um modelo!
Na Portão 3 você tem acesso à essa ferramenta com vários campos (já com as instruções de uso), além de suporte na plataforma e atendimento 24/7 para que você saiba exatamente o que fazer.
Como a Portão 3 pode otimizar esse processo?
A Portão 3 disponibiliza uma plataforma funcional para organização e gestão de custos por meio dos centros.
Nosso objetivo é te ajudar a identificar como os recursos estão alocados em sua empresa e o que pode ser feito para que sejam otimizados.
Além de simplificar a divisão de despesas e receitas, você consegue garantir precisão nos dados inseridos e, por consequência, ter uma visão mais ampla e segura quando for tomar decisões estratégicas.
Para melhorar ainda é possível contar com outros benefícios em contar com a gente. Veja:
Acesso a relatórios de forma fácil e rápida para identificar qual área consome mais ou menos recursos;
Integração de todas as áreas da empresa para melhor gestão e economia de tempo dos gestores;
Menos processos manuais e burocráticos;
Melhor qualidade de vida para os colaboradores;
Redução de erros (inclusive os que podem trazer ainda mais despesas para a organização).
Se quiser saber mais sobre a P3 e nossos produtos, continue navegando em nosso site e confira mais conteúdos. Ou melhor, converse agora mesmo com um dos nossos especialistas para viver uma experiência de gestão financeira mais prática, completa e flexível em sua empresa!
26 de set. de 2022
