O cartão de crédito virtual é uma inovação recente no mercado financeiro, mas já ganhou a atenção de muitas empresas logo de cara.
Apesar de funcionar muito bem com pessoas físicas, as funções de cartão de crédito ou débito em formato virtual também facilitam consideravelmente a rotina de profissionais corporativos (especialmente dos responsáveis pela gestão de despesas).
Além disso, existem outros benefícios de investir nesse tipo de praticidade - como, por exemplo: menor risco de fraude, segurança nas transações e não precisar ficar carregando vários cartões físicos ao mesmo tempo.
Saiba mais!
O que você precisa saber sobre cartão corporativo virtual?
O cartão virtual é uma ferramenta eficiente e muito interessante para rotinas mais produtivas.
Também é uma forma de conceder mais autonomia aos colaboradores e de registrar gastos em tempo real.
Para acessá-lo, basta usar um aplicativo próprio, no qual o usuário vai conseguir visualizar todas as informações que precisa para concluir uma compra ou contratação de serviço (como o número do cartão, o CVV e a data de validade).
Hoje vamos apresentar em detalhes os principais benefícios do cartão de crédito virtual para as atividades de uma empresa, inclusive viagens corporativas.
Continue a leitura para descobrir tudo!
Praticidade para a empresa e para os colaboradores
Para entender o quão prático é usar um cartão virtual é pensar sobre o processo que um colaborador passa para realizar uma compra usando o cartão de crédito corporativo.
Funciona da seguinte forma: o profissional retira o cartão na sede da empresa, mais especificamente no departamento financeiro.
Depois de utilizá-lo para a finalidade desejada, como efetuar uma compra ou para cobrir as despesas durante uma viagem de negócios, precisa devolver o cartão e justificar os gastos, caso isso seja solicitado.
Além de exigir o deslocamento do colaborador, é notável que esse processo tem mais burocracias.
Por outro lado, usando o cartão de crédito virtual, a organização pode liberar esse recurso ao colaborador remotamente, disponibilizando muito mais tempo para que o mesmo faça planejamentos da viagem ou realize outras tarefas depois da compra.
Tanto os membros da equipe quanto os seus respectivos gestores podem acessá-lo de qualquer lugar e resolver os problemas, se surgirem, sem maiores burocracias.
Também é uma alternativa que ajuda a reduzir gastos com deslocamento dos colaboradores e facilita outros processos, como o de reembolso, por exemplo.
Mais segurança para empresa e para o colaborador
Quando o assunto é segurança, certamente deve ter prioridade em qualquer circunstância.
Se estamos falando sobre finanças de uma empresa, é super importante falar sobre segurança também.
Sendo assim, podemos dizer que o cartão virtual corporativo é ainda mais atraente por proporcionar mais segurança aos colaboradores e a própria organização.
Veja só quais são os respaldos de cada lado:
O colaborador tem mais segurança usando o cartão corporativo virtual, porque previne imprevistos como roubos ou furtos (especialmente ao longo de uma viagem). Por "estar" no celular do usuário, o cartão virtual acaba sendo considerado como um grande aliado, uma vez que não exige o uso da carteira, por exemplo. Ou seja, o cartão de crédito virtual não deixa ninguém desamparado para uso de recursos, cursos, refeições, hospedagem, compras ou transporte;
Por sua vez, a empresa também tem sua segurança e tranquilidade quando proporciona esse tipo de ferramenta aos seus colaboradores. Além disso, o cartão pode ser bloqueado, desativado e modificado a qualquer hora, de forma rápida e simples, sem burocracias. Isso quer dizer que, caso algum gestor identifique qualquer compra ou contratação de serviço não autorizada, o mesmo poderá bloquear o cartão rapidamente. Também é possível trocar os dados do cartão toda vez que um colaborador voltar de viagem, se não for o caso de um cartão gerado especificamente para alguma ação ou projeto. Dessa forma, há menos riscos de fraudes ou usos inadequados do recurso financeiro disponibilizado pela empresa.
Acompanhamento e registro de despesas em tempo real
Com o cartão de crédito virtual da empresa, as equipes que formam os centros de custos conseguem visualizar, rapidamente, todo e qualquer gasto realizado em tempo real.
Os usuários conseguem até mesmo receber notificações, o que permite um controle ainda maior das despesas corporativas dos colaboradores.
Nesse acompanhamento, é possível identificar cada despesa considerando o momento no qual foi realizada e o valor despendido a tal finalidade.
Também é uma forma de analisar a eficiência de estratégias de redução de custos, verificando quanto a empresa consegue economizar com suas ações.
Por fim, vale mencionar que os dados relacionados ao departamento financeiro da empresa são mais condizentes com a realidade.
Evita reembolsos
Conduzir reembolsos de despesas, seja por despesas de viagens corporativas ou qualquer outra necessidade, costuma ser extremamente burocrático e desgastante.
Os desafios desse processo começam quando o colaborador precisa guardar todas as notas e comprovantes fiscais para apresentar à empresa.
Depois, além de levar todos esses documentos para a empresa, é preciso descrever as despesas e justificá-las (o que geralmente é feito em planilhas).
O profissional responsável por receber isso tudo, vai analisar e depois aprovar ou não o valor de reembolso. Caso não aprove, deve também pontuar quais motivos incentivaram essa decisão (dando a oportunidade ao colaborador requerente de corrigir o que entregou).
Quando você começa a usar uma plataforma adequada para lidar com as despesas, ainda mais disponibilizado o cartão virtual como uma forma de pagamento, o colaborador não vai precisar guardar as notas para enviar ao setor financeiro. Tudo será registrado e devidamente formalizado no próprio sistema (até mesmo as solicitações de reembolso).
Podemos dizer, então, que o uso do cartão virtual é capaz de evitar as burocracias do processo padrão de prestação de contas, além de ser uma alternativa viável para equipes que precisam investir tempo em outras tarefas operacionais e mais estratégicas para o negócio ao invés de cumprir com tais formalidades.
Por que adotar o cartão de crédito virtual?
A transformação digital deixou de ser uma simples tendência há algum tempo. As empresas que pretendem ficar no mercado e trabalharem diferenciais precisam investir em automatização de processos.
Existem alguns softwares eficientes que servem não só para digitalizar os procedimentos na organização, como também centralizam diferentes informações.
Esse tipo de prática não costumava chegar no setor financeiro antes, todavia, agora é uma das áreas mais impactadas nessa revolução.
Ao adotar práticas novas como cartão de crédito virtual, sua empresa investe na própria digitalização financeira e tem acesso a uma plataforma digital.
Com isso, fica mais fácil ampliar a digitalização para outros processos e, assim, investir na transformação digital da organização como um todo.
Como você pode perceber, realizar esse tipo de controle da forma mais próxima possível é importante para conseguir melhorar o planejamento financeiro e o orçamento da empresa.
Como investir nessa solução?
Diante de todos esses benefícios apresentados, certamente o cartão virtual passa a ser uma opção indispensável e super atrativa.
Aproveite para saber mais sobre esse e sobre os nossos outros produtos.
Acesse agora mesmo nosso site e confira mais conteúdos. Ou melhor, converse com um dos nossos especialistas para viver uma experiência mais prática, completa e flexível em sua empresa!
Se quiser conhecer mais dicas sobre gestão de despesas com planilhas e outras ferramentas, continue acompanhando nossos conteúdos aqui do blog.
27 de out. de 2022
