Despesas

Por que as empresas escolhem usar cartão corporativo?

Se você já ouviu falar sobre cartão corporativo, deve saber que diversas empresas do mundo inteiro apostam nesse tipo de ferramenta. Além de facilitar muito o dia a dia das organizações, esse tipo de cartão ajuda na segurança de operações financeiras e até em suas lucratividades.

Esses são apenas alguns dos “segredos” que envolvem o uso. E não é à toa que mais e mais empresas estão aderindo.

A realidade dos MEIs, por exemplo, com o cartão corporativo é bastante impactante. Segundo a Associação Brasileira das Empresas de Cartões de Crédito e Serviços (Abecs), só no ano de 2022, os gastos com cartões de pessoa jurídica foram, débito e crédito, de cerca de R$ 240,2 bilhões no ano.

Com essas informações você já conseguiu entender que esse é um assunto que interessa muita gente. Agora, você sabe por que? Vamos descobrir juntos. Boa leitura!

Como funciona o cartão corporativo?

Um cartão corporativo é um instrumento financeiro que permite que as empresas gerenciem as despesas de seus funcionários de forma mais eficiente. Ele funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito, mas é emitido para uso exclusivo de fins empresariais. Entenda algumas características comuns desse tipo de cartão:

Emissão

O cartão é emitido pela empresa para um ou vários funcionários, com base nas políticas e necessidades internas da organização e do time. Se precisar saber mais qual o papel de um gestor nisso, leia este texto.

Limites de gastos

A empresa pode definir limites de gastos para cada funcionário, controlando assim os valores máximos que podem ser gastos com o cartão.

Despesas autorizadas

As despesas que podem ser realizadas com o cartão corporativo são determinadas pela política da empresa. Isso pode incluir viagens de negócios, hospedagem, refeições, suprimentos de escritório e outras despesas comerciais necessárias.

Relatórios e reconciliação

Os funcionários que usam o cartão corporativo são geralmente obrigados a fornecer recibos e detalhes de cada transação realizada. Isso permite que a empresa acompanhe as despesas e faça a reconciliação com os relatórios financeiros. Ah, e neste texto nós ensinamos como fazer um relatório, caso você precise.

Benefícios e recompensas

Alguns cartões corporativos oferecem programas de recompensas ou benefícios específicos para as empresas, como descontos em viagens, reembolsos de combustível ou pontos que podem ser trocados por produtos ou serviços.

Acompanhamento e controle

As empresas geralmente têm acesso a plataformas online ou aplicativos móveis que permitem acompanhar as despesas em tempo real, fornecer aprovações prévias e monitorar os gastos de cada funcionário.

Pagamento

As despesas realizadas com o cartão corporativo são normalmente pagas pela empresa em um ciclo de faturamento regular, geralmente mensal. Os funcionários não são responsáveis por fazer o pagamento diretamente ao emissor do cartão.

É importante ressaltar que as políticas e os recursos do cartão corporativo podem variar de empresa para empresa. Portanto, é recomendável que você consulte as políticas e diretrizes específicas de sua organização para obter informações detalhadas sobre como o cartão corporativo é utilizado em seu contexto empresarial.

Os diferentes tipos de cartão

Existem diferentes tipos de cartões corporativos disponíveis no mercado, cada um com características e funcionalidades específicas.

Um desses tipos é o de cartões de crédito corporativos. São cartões emitidos para empresas que permitem que os funcionários façam compras e paguem as despesas usando o limite de crédito estabelecido pela empresa. Esses cartões geralmente possuem uma variedade de recursos, como limites de gastos, relatórios detalhados, programas de recompensas e opções de pagamento flexíveis. Leia mais sobre aqui.

Já os cartões de débito corporativos são cartões vinculados a uma conta bancária corporativa e permitem que os funcionários realizem pagamentos diretamente a partir do saldo disponível na conta da empresa. Esses cartões podem ser usados em caixas eletrônicos e em estabelecimentos comerciais que aceitam cartões de débito.

Também existem os cartões pré-pagos corporativos. Esses cartões são carregados com um valor pré-determinado pela empresa. Os funcionários podem usar esses cartões para fazer compras dentro desse limite pré-pago. Eles oferecem controle máximo sobre as despesas, pois não permitem gastos além do valor carregado.

Quando se fala do outro tipo de cartão, os cartões virtuais corporativos, entende-se que são cartões emitidos eletronicamente e usados para transações online. Eles fornecem um número de cartão virtual único e temporário que pode ser usado para fazer compras online. Esses cartões são especialmente úteis para transações online únicas ou recorrentes.

E por último, mas não menos importante, temos o time de cartões de despesas específicas. Alguns provedores de cartões corporativos oferecem opções especializadas para despesas específicas, como viagens de negócios, combustível, alimentação ou suprimentos de escritório. Esses cartões podem ter recursos personalizados e limites de gastos específicos para atender às necessidades da empresa em cada categoria de despesa.

Que tipos de empresa usam esse cartão?

Diversos tipos de empresas podem utilizar o cartão corporativo, independentemente de tamanho ou setor de atuação. Alguns exemplos comuns incluem:

Empresas de grande porte: Grandes corporações costumam usar cartões corporativos para gerenciar as despesas de seus funcionários, especialmente aqueles que viajam com frequência ao trabalho. Esses cartões podem ajudar a simplificar os processos de reembolso e controle de gastos.
Pequenas e médias empresas (PMEs): PMEs também podem adotar o cartão corporativo para facilitar o gerenciamento das despesas de seus funcionários. Ele oferece uma forma de controlar os gastos empresariais, evitando o uso de cartões pessoais e reembolsos em dinheiro.
Empresas de serviços: Empresas que fornecem serviços - como consultorias, agências de marketing, agências de viagens, gestores de tráfego pago e empresas de tecnologia - podem usar cartões corporativos para cobrir as despesas relacionadas aos projetos, como viagens, hospedagens, transporte e materiais.
Setor público: Instituições governamentais e agências do setor público também fazem uso de cartões corporativos para gerenciar as despesas relacionadas a viagens, representação institucional, aquisição de suprimentos e outros fins oficiais.
Setor sem fins lucrativos: Organizações sem fins lucrativos, como fundações, instituições de caridade e associações, também podem usar cartões corporativos para controlar os gastos relacionados às suas atividades operacionais, como viagens, eventos e suprimentos.

Esses são apenas alguns exemplos e não uma lista exaustiva. Em geral, qualquer empresa ou organização que deseje centralizar o controle e a gestão das despesas empresariais pode considerar o uso do cartão corporativo como uma solução conveniente e eficiente.

Quais os benefícios desse cartão para o meu negócio?

A utilização de cartões corporativos pode trazer diversos benefícios para o seu negócio, como já tínhamos falado um pouco na introdução. Aqui vamos aprofundar um pouco mais sobre eles. Conheça alguns dos principais:

Controle e visibilidade: Com o uso de cartões corporativos, você tem maior controle sobre as despesas da empresa, pois pode definir limites de gastos e categorias específicas de despesas autorizadas. Além disso, os relatórios detalhados das transações permitem uma visão clara dos gastos, ajudando a identificar áreas de economia e otimização.
Simplificação do processo de despesas: Os cartões corporativos eliminam a necessidade de reembolsos em dinheiro ou a utilização de cartões pessoais pelos funcionários. Isso simplifica o processo de prestação de contas, pois as despesas são registradas diretamente no cartão e podem ser facilmente reconciliadas com os relatórios financeiros.
Economia de tempo e recursos: O uso desses cartões também reduz a necessidade de lidar com processos manuais de reembolso e reunião de recibos em papel. Isso economiza tempo tanto para os funcionários que realizam as despesas quanto para a equipe financeira que precisa processar os reembolsos. Além disso, a automação dos relatórios financeiros pode ajudar a reduzir erros e retrabalhos.
Transparência e conformidade: Ao usar o cartão corporativo, cria-se um registro claro e transparente de todas as transações comerciais. Isso facilita a auditoria interna, a conformidade com as políticas de gastos e os requisitos regulatórios. Também ajuda a evitar fraudes e abusos, pois todas as despesas são rastreáveis.
Benefícios adicionais: Alguns cartões corporativos oferecem programas de recompensas ou benefícios, como descontos em viagens, cashback em determinadas categorias de despesas ou acesso a serviços exclusivos. Esses benefícios podem trazer economia adicional para a empresa.
Maior segurança: Os cartões corporativos podem ser protegidos por medidas de segurança avançadas, como chip e senha, e oferecem a capacidade de bloquear ou restringir o uso em determinadas situações. Isso reduz o risco de perda, roubo ou uso indevido dos fundos da empresa, sem contar que torna as operações mais seguras.
Possibilidade de lucro: Sim, pode até parecer improvável, mas a sua empresa pode lucrar com o cartão corporativo. É possível obter descontos, milhas e cortar custos para a empresa, aumentando a chance de rentabilidade financeira da organização. Já tinha pensado nisso?

No entanto, é importante ressaltar que os benefícios específicos podem variar de acordo com a política de cartões corporativos da sua empresa e o provedor escolhido. É recomendável realizar uma análise detalhada para entender como esses benefícios se aplicam ao seu negócio antes de implementar o uso de cartões corporativos.

Como trazer essa prática para minha empresa?

Se você está interessado em implementar o uso de cartões corporativos em sua empresa, entenda agora algumas etapas que você pode seguir:

Avalie a necessidade e os benefícios

Analise os processos de despesas atuais da sua empresa e identifique se o uso de cartões corporativos pode trazer vantagens, como maior controle, eficiência e transparência nas despesas corporativas.

Defina as políticas e diretrizes

Estabeleça diretrizes claras sobre o uso dos cartões corporativos. Determine quais tipos de despesas serão cobertas, os limites de gastos, os procedimentos de relatório e reembolso, as responsabilidades dos funcionários e qualquer outra política relevante.

Pesquise as opções de cartões corporativos

Faça uma pesquisa de mercado para identificar os provedores de cartões corporativos que melhor atendam às necessidades da sua empresa. Considere fatores como taxas, limites de crédito, funcionalidades, suporte ao cliente e relatórios oferecidos.

Negocie os termos

Entre em contato com os provedores de cartões corporativos selecionados e negocie os termos, como taxas, limites de crédito e qualquer requisito específico da sua empresa. Certifique-se de esclarecer todas as suas dúvidas antes de tomar uma decisão.

Comunique e treine os funcionários

Explique claramente a nova política de cartões corporativos aos funcionários. Forneça treinamento sobre como usar os cartões, relatar despesas, manter recibos e cumprir as políticas estabelecidas.

Implemente um sistema de monitoramento e relatórios

Estabeleça um sistema de acompanhamento e relatórios para que você possa monitorar as despesas em tempo real, revisar os relatórios e garantir o cumprimento das políticas estabelecidas.

Avalie regularmente

Realize avaliações regulares do uso dos cartões corporativos e revise as políticas e diretrizes, se necessário, com base no feedback dos funcionários e nos resultados obtidos.

Lembre-se de que cada empresa é única, e você pode adaptar essas etapas de acordo com as necessidades específicas do seu negócio. Além disso, é sempre recomendável buscar aconselhamento financeiro e legal antes de implementar qualquer mudança significativa nos processos financeiros da sua empresa.

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