Leia também: 10 principais tipos de eventos corporativos
Os eventos corporativos são estratégias ideais para cumprir diversas funções da empresa. Seus objetivos variam desde aproximar o cliente da marca, até envolver mais o colaborador no círculo empresarial.
Eventos corporativos são extremamente vantajosos na hora de promover networking, interação e integração! Por isso, têm se tornado cada vez mais viáveis para as empresas que investem nessa organização.
Pensando no crescimento e nas vantagens da organização de eventos de trabalho, a Portão 3 preparou esse guia para te ajudar com o que você precisa saber antes de pensar na organização de um evento corporativo.
Vamos lá!
1 - Planejamento é fundamental
Planejamento sempre é a chave para quem deseja realizar eventos de sucesso. No caso dos eventos corporativos, diversos fatores devem estar inclusos nesse planejamento.
Para começar, é importante planejar com antecedência! Deixar a organização do evento para última hora só vai prejudicar a qualidade da experiência corporativa.
Faça uma lista com todos os detalhes que precisam ser organizados com cuidado. Para facilitar, fizemos aqui uma lista mais geral que pode te ajudar nesse momento crucial da gestão do evento.
Objetivos e ações do evento
Identificar e conhecer o público
Orçamento disponível para a realização
Fechar contratos viáveis com fornecedores.
Essa lista pode te ajudar perfeitamente, se cumprida com antecedência. Com noção do orçamento disponível, por exemplo, você consegue um bom lugar para a realização e fechar ótimos contratos de fornecedores. Por isso, ressaltamos novamente, comece o planejamento com antecedência! Assim, você não organiza nada de qualquer maneira e não precisa improvisar tudo, o que pode sair até mais caro.
2 - Programação condizente com o público
Uma vez que o local, os fornecedores e o orçamento estão definidos, é hora de pensar na programação!
Para definir o itinerário do evento é fundamental pensar no seu público alvo. Ninguém quer passar uma ou duas tardes assistindo palestras pelas quais não têm o menor interesse. Pense em atividades que envolvam os colaboradores, clientes ou parceiros.
Se for um evento para os funcionários, pense em atividades que envolvam a interação entre todos. Que todos possam se conhecer melhor e se sentir parte da empresa, como uma família corporativa.
Já em um evento para clientes, é interessante que eles conheçam a empresa por meio das atividades, palestras e apresentações. A marca deve usar a oportunidade para se aproximar desse potencial cliente e mostrar sua confiabilidade.
Para potenciais parceiros, as atividades devem mostrar porque é vantajoso que eles se envolvam com a empresa.
Como dito no início, cada evento corporativo cumpre uma função, por isso é importante ter em mente cada uma dessas condições na hora de organizar a programação do seu evento corporativo.
3 - Cardápio e coffee break
Claro que você não quer que o comentário do seu evento seja o velho “só vim pelo coffee break”, mas é um ponto crucial para a organização. Mesmo com atividades impecáveis durante o evento, chega um momento em que as pessoas precisam esfriar a cabeça e comer.
Por isso, é sempre importante dar atenção a esta parte da programação. Estabeleça horários estratégicos entre as atividades, assim os participantes podem aproveitar toda a programação sem ficarem exaustos. Afinal, você não quer ninguém bocejando ou olhando constantemente para o relógio.
Além de pensar muito bem nos horários do coffee break, é importante estabelecer um cardápio inclusivo. Uma boa ideia é fazer um questionário com os participantes antes, assim você tem controle de restrições alimentares e alergias.
Pense em um cardápio que inclua comidas veganas, vegetarianas e sem glúten ou lactose. Não que o cardápio deva ser todo assim, mas que inclua essas opções também. Muitas pessoas possuem, não só preferência, mas também alergias extremamente restritivas.
4 - Use a tecnologia a seu favor
Que a tecnologia está evoluindo cada vez mais para facilitar nossas vidas, não é novidade. Na gestão corporativa isso não é diferente!
Pessoas que trabalham com organização de eventos corporativos devem estar sempre antenadas para usar essas inovações, tanto no planejamento, como no evento em si. Quer saber como? Separamos algumas dicas bacanas para te ajudar.
Coleta de dados
Inteligência Artificial
Biometria
Realidade aumentada
Realidade virtual
Implementando esses recursos no evento corporativo, você pode facilitar a organização e também tornar as atividades muito mais atrativas. A realidade virtual, por exemplo, pode compor a programação de uma maneira divertida e educativa.
A biometria, seja por digital ou reconhecimento facial, pode ajudar na organização e no controle de participantes. Também mencionamos acima, o uso de questionários virtuais para planejar o cardápio, o que facilita a coleta de dados.
5- A Portão 3 pode ser o que você busca
Agora que você está por dentro das principais informações para organizar um evento corporativo, aqui vem a dica de ouro: a Portão 3 pode te ajudar a realizar essa experiência!
Isso quer dizer que esse planejamento detalhado não precisa ser um bicho de sete cabeças! Ficou mais fácil organizar palestras, conferências, workshops, etc.
Quer uma solução que apresente a melhor proposta de evento para os objetivos procurados e o público que você deseja atingir? Nós temos tudo que é necessário para fazer dar certo - inclusive, planejar viagens para colaboradores que estão distantes da empresa ou do local escolhido para o evento em questão.
Não pense que nos esquecemos da gestão de despesas pós-evento! A Portão 3 te ajuda a otimizar esse processo, facilitando toda a sua organização.
Como sua empresa pode otimizar processos de reembolso dos colaboradores ou promover viagens que todos os convidados participem sem ficar no prejuízo? Conte conosco!
Para maiores esclarecimentos, acesse agora nosso site para conhecer a solução ou converse com um dos nossos especialistas!
13 de dez. de 2022
