Já parou para pensar em quantos tipos de eventos corporativos existem?
É possível que alguma vez sua empresa tenha precisado promover um encontro específico, mas sem saber explicar exatamente quais eram suas características.
Hoje seus problemas acabaram! Vamos te ajudar apresentando informações sobre como diferenciar as categorias de eventos de acordo com seus objetivos e como optar por cada um deles pelas razões certas!
Além disso, você vai conhecer uma solução que pode contribuir significativamente para o resultado final, que é a possibilidade de contar com uma empresa especialista em gestão de eventos e gestão de viagens corporativas.
Confira!
Por que promover eventos corporativos?
Antes de entrar em detalhes sobre os tipos de eventos corporativos que existem, é preciso conhecer as principais motivações de eventos, que podem estar relacionados aos próprios colaboradores, à parcerias com outras empresas ou até mesmo com clientes.
Normalmente, as empresas buscam essa alternativa para conciliar com estratégias para melhorar a concentração dos colaboradores, para retenção de talentos, aproximar clientes da marca, apresentar novidades para seu público etc.
Isso quer dizer que cada evento tende a ter seus objetivos, e são eles que determinam nossa escolha.
É por isso que eles podem receber nomes diferentes. Justamente porque tem propostas e modelos diferentes também.
A partir disso, surgem as tipologias de eventos corporativos que acontecem todos os dias.
Como fazer eventos corporativos de sucesso?
Quando sua empresa decide promover um evento com determinada finalidade, precisa seguir alguns procedimentos e tomar algumas ações importantes.
Para melhor desenvolvimento de tudo isso, será necessário fazer um planejamento bem elaborado e direcionado ao público que deve comparecer no evento, considerando os objetivos estratégicos dos anfitriões para identificar quais são as tarefas de execução necessárias.
O ideal é dispor tais atividades em ordem cronológica, além de atribuí-las a uma pessoa responsável para manter a ordem.
Outros pontos importantes são:
Definição de público (persona) - podemos definir persona como uma representação do cliente ideal para o negócio ou, no caso, evento corporativo. Como é uma representação, a persona tem nome, idade, cargo, hobbies, entre outras características reais. Um exemplo de persona seria: Laura, 39 anos, diretora de RH de uma startup no ramo de educação, moradora de Brasília e que gosta de assistir filmes e planejar viagens nas horas vagas;
Definição de um orçamento - tendo como base uma estratégia de divulgação (até mesmo nos casos de eventos para um público interno da empresa), a programação e a infraestrutura necessária para receber bem todos os seus convidados;
Plano B, para o caso de algo não sair conforme o esperado - o que é determinante para lidar com imprevistos;
Treinamento da equipe - quanto mais informados e preparados seus parceiros de trabalho estiverem, mais resultados positivos sua empresa terá. Também é uma forma de evitar imprevistos, já que todos estarão na mesma página e serão capacitados para resolver possíveis problemas de última hora.
Conheça agora alguns dos principais exemplos de eventos corporativos.
Principais tipos de eventos corporativos
Chegou a hora de conhecer alguns tipos de eventos corporativos que existem atualmente para sanar a maior parte das dúvidas que você possa ter sobre cada um.
Conferências
As conferências são bem semelhantes às reuniões internas, porém, contam com a participação de especialistas de prestígio no segmento, que são convidados para gerar debates construtivos em determinados assuntos.
Normalmente, as conferências têm intermédio de um presidente de mesa, que chamamos de conferencista.
O mesmo pode receber perguntas formuladas pelos participantes e atua como um moderador. Assim, será possível definir quais serão as perguntas direcionadas aos expositores convidados para a conferência e como esse enunciado será apresentado.
Congressos
Os congressos costumam ser grandes eventos mais imersivos. Por isso, precisam de um período de tempo maior (como uma semana inteira ou alguns dias).
Dentro de um único congresso podem acontecer várias atividades — como uma espécie de “sub-eventos” internos.
Ou seja, dentro dos congressos os convidados podem participar de debates, mesas redondas, palestras, simpósios, entre outros. Todos esses tipos de eventos e outros similares serão devidamente apresentados abaixo.
É comum que os congressos tenham proporções internacionais, nacionais ou regionais — o que é outra questão que impacta em suas organizações e implica em suas características.
Independente do porte desse tipo de evento, o que não muda é o objetivo de todos os congressos, que é o enriquecimento científico e cultural de seus respectivos participantes.
Em razão desse propósito, as atividades elaboradas para um congresso respeitam um tema pré-estabelecido, de forma que a abordagem sobre o assunto ocorra de maneira mais abrangente.
Convenções
Podemos dizer que as convenções são bem parecidas com os congressos, no entanto, exigem uma participação mais intensa de todos os presentes.
A proposta é promover maior interação e envolvimento nas atividades do evento.
Graças a essas características, as convenções são muito bem-vindas para ações que visam promover encontros entre os colaboradores de empresas - o que geralmente acontece entre equipes comerciais.
Ainda é uma estratégia viável e eficiente para entidades empresariais ou políticas que pretendem desenvolver ações em defesa de interesses comuns.
Também existem convenções coletivas, que são reuniões para representantes de diferentes classes trabalhistas, com o intuito de que os mesmos negociem detalhes de piso salarial, benefícios, regras gerais e outras questões que interferem nas relações de trabalho.
Considerando tudo isso, entendemos que existem algumas categorias diferentes de convenções:
Convenções que reúnem distribuidores, representantes e vendedores para promover determinada marca, serviço ou produto;
Convenções de congraçamento, que não focam em vendas, nem em lançamento de produtos ou mesmo uma comemoração. Na verdade, são bem semelhantes a um congresso, porém, permitem que os participantes sejam mais ativos;
Convenções comemorativas*, que incluem atividades de confraternização ou ações para estimular o engajamento dos convidados em relação aos interesses da sua empresa.
*Normalmente, as convenções comemorativas costumam ter premiações ou outras formas de valorização de profissionais que se destacaram em sua função.
Além disso, há outra característica bem particular das convenções: o seu encerramento. Esse tipo de evento exige uma produção inesquecível e marcante.
Por fim, as convenções podem ser realizadas em cidades turísticas ou em locais temáticos (quando faz sentido com o assunto tratado).
Cursos
Os cursos são como sinônimos de treinamentos, mas para melhor entendimento, é possível considerar que os cursos abordam temas mais abrangentes do que treinamentos, sem limitar-se a algumas tarefas do trabalho em uma função específica.
Todo curso envolve certo conhecimento sobre a área que tem a ver com o tema proposto.
Pode-se dizer também que os cursos costumam ser mais teóricos, mesmo que não excluam totalmente a parte prática.
É uma alternativa de evento para receber pessoas sem nenhum conhecimento sobre o assunto (como acontece em cursos básicos), como para profissionais que desejam se aprofundar (como em cursos de especialização).
Mesa-redonda
A mesa redonda gera debates entre especialistas convidados com intermédio de um moderador.
Cada parte tem um tempo limitado para exposição de sua síntese sobre o tema e, posteriormente, as perguntas dos participantes são respondidas com um debate direto.
A participação do moderador é marcada por boa articulação sobre os temas tratados em debate, estímulo à participação dos convidados e a missão de preservar o clima de descontração (com um toque de reflexão) e o aprofundamento máximo.
Nesse caso, as possíveis plateias ficam como espectadores.
Palestras
As palestras representam o tipo de evento mais comum no meio corporativo.
Funcionam bem porque costumam ter curta duração (uma ou duas horas) e abordam temas relevantes para os participantes, os quais sempre são apresentados por especialistas (internos ou externos).
É possível trabalhar com palestras de caráter comportamental, motivacional ou instrutivo. Porém, o assunto tende a ficar superficial, sem muito aprofundamento.
É uma alternativa eficiente para despertar o interesse em determinado assunto ou para cumprir com objetivos bem específicos - que seja aumentar produtividade, entusiasmo durante a realização de tarefas ou gerar valor às causas apoiadas pela empresa.
Vale lembrar que as palestras não precisam estar diretamente ligadas com a atividade desempenhada pelos participantes, sendo assim, é válido abordar pautas de direitos e deveres, qualidade de vida, questões éticas e/ou práticas etc.
Seminários
Caracterizado por ter uma série de atividades operadas por profissionais especializados, o seminário tem por objetivo fazer com que os participantes consigam desenvolver novas habilidades, ampliando sua capacidade em determinados ofícios à medida que se informam sobre o tema abordado.
Assim como outros eventos, os seminários podem ser transmitidos ao vivo, porque costumam reter mais a atenção remota dos participantes.
Nos seminários também podem ocorrer debates seguidos de exposição, discussão e conclusão. A diferença é que, nesse caso, não há necessidade de se tirar conclusões definitivas - já que a informação provém de uma única fonte (o especialista), sem muito espaço para pontos de vista diferentes.
Enquanto realiza sua apresentação, o profissional convidado exibe as informações que os ouvintes ou espectadores precisam para refletir seguindo a mesma linha de raciocínio e discutir sobre o tema.
Por sua vez, a discussão tende a acontecer entre pequenos grupos que dividem os presentes. Em seguida, esses grupos fazem uma exposição temática para apresentar suas contribuições com o tema.
Os seminários também costumam seguir uma metodologia elaborada, visto que estamos falando de um encontro que exige análise e interpretação sob uma perspectiva mais científica e experimental, sem deixar de lado a humanização.
Simpósios
Os simpósios também dependem da presença de um moderador, que fica responsável por apresentar os convidados especialistas no que será abordado, além de moderar as explanações, obviamente.
O público tem sua chance de participar enviando perguntas para os convidados, todavia, estão sujeitas à escolha do moderador. Se escolhidas, o moderador formula a questão de forma que os especialistas possam responder diretamente para a plateia, em formato de entrevista.
Na verdade, a proposta do simpósio é promover um debate com oradores, mas de forma expositiva, ou seja, cada um expondo o seu ponto de vista sem que haja uma discussão direta entre eles — como é o caso de uma mesa-redonda, por exemplo.
Treinamentos
Treinamento são conceitos que já fazem parte do universo corporativo, porque são processos de curto prazo que visam transmitir ou reciclar determinado conhecimento/prática.
Em geral, os promotores do evento abordam temas específicos e esperam que os convidados procurem desenvolver habilidades ou atitudes relacionadas à execução das tarefas propostas — o que pode envolver otimização de procedimentos específicos.
Aproveitando que já explicamos o que são cursos, é interessante diferenciar cursos de treinamentos, porque são dois conceitos que comumente são confundidos.
Apesar de estarem entre os tipos de eventos corporativos feitos para atingir qualificação e mais capacitação, as empresas precisam saber diferenciar cursos de treinamentos.
Os cursos estão mais relacionados com a parte teórica, enquanto os treinamentos propõem atividades práticas para otimização.
Workshops e oficinas
Por fim, mas não menos importante, chegamos aos workshops.
Esses eventos são extremamente semelhantes a cursos, entretanto, tem uma característica muito marcante: os participantes costumam interagir intensamente.
A princípio, há uma exposição de conteúdo, a qual é seguida por uma discussão e prática em grupos. Depois é preciso passar pela etapa de conclusão.
Para fazer workshops, é preciso de uma vivência para que o conhecimento seja absorvido. Ou seja, a empresa deve propor uma experiência conjunta entre fazer e aprender para facilitar a fixação do conteúdo.
Ah! Esse formato não é o mais adequado para grandes grupos. É mais comum que seja aplicado em pequenos projetos (como os de consultoria, por exemplo).
A duração dos workshops pode variar entre um ou dois períodos de 4 horas. Por esse motivo, é preciso ser bastante dinâmico e programar intervalos que ajudam o convidado a relaxar, promover integração e fazer networking.
Pensando nisso, o local ideal para o workshop, vai além de um ambiente propício para aprendizado. É preciso pensar em pausas.
Inclusive, como os convidados já esperam esse momento, uma dica relevante é deixar os assuntos mais densos para o início, enquanto os participantes estão mais descansados.
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21 de out. de 2022
