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Cada vez mais se faz necessário manter uma gestão de despesas corporativas eficaz. Se o gestor não conseguir realizar essa gestão, a saúde financeira da empresa acaba sendo prejudicada.
A Portão 3 tem como meta te ajudar a entender que a gestão de despesas corporativas não precisa ser um bicho de sete cabeças! Neste artigo você vai aprender 5 passos para simplificar sua gestão corporativa.
Mas calma! É simples.
Vamos entender melhor como é possível simplificar essa gestão de despesas corporativas?
O que é gestão de despesas corporativas?
Como dito anteriormente, não precisa ser nada difícil, por isso vamos simplificar desde o significado até a aplicação.
A gestão de despesas corporativas consiste no controle dos gastos gerados pelos colaboradores para fins de trabalho.
Para isso, o controle deve abraçar todas as etapas, desde os motivos do gasto até a produção e análise de relatórios. É importante ressaltar que existem regras a serem aplicadas no reembolso do que foi gasto pelo colaborador.
Com base nas leis vigentes, a empresa também deve elaborar uma política interna, que guiará tanto o funcionário quanto o gestor financeiro.
Alguns gastos que podem ser reembolsados - caso sejam referentes a atividades corporativas - são:
Hospedagem
Alimentação
Passagem
Combustível
Cursos
Contas de luz e internet (em caso de home office)
Deslocamento (táxi, pedágio ou carros de aplicativo)
Com base nessa lista, começa o processo de simplificação da gestão de despesas corporativas.
1 - Conheça o fluxo financeiro da empresa
De nada adianta tentar aplicar mudanças na gestão de despesas corporativas, se você não tem ideia do que acontece no fluxo de caixa. É dever do gestor financeiro saber exatamente o que entra e sai da corporação.
Fica mais fácil melhorar sua gestão se você dividir esse reconhecimento de terreno em três partes: planejamento financeiro, indicadores de despesas e cortes de despesas desnecessárias.
Antes de mais nada, é preciso entender que empresas possuem tipos variados de gastos e despesas. Alguns valores são despesas fixas, já outros, são sazonais ou ocasionais. Identificar cada despesa, é o primeiro passo antes de dar início aos outros passos.
Conhecer a origem e a necessidade de cada gasto ajuda a visão geral do fluxo de caixa corporativo. Assim, é mais fácil cortar o que for desnecessário e aumentar o uso de recursos em setores que precisam mais.
2 - Política de reembolso
Você como gestor já deve ter se deparado com o termo “política de reembolso”. Mais um passo para uma gestão de despesas corporativas de excelência, é elaborar regras a serem seguidas e acordadas por ambos os lados.
Tanto o gestor, quanto o colaborador, precisam estar cientes do que será reembolsado, ou não.
Esse tipo de medida é indispensável para evitar fraudes, por exemplo - como quando tentam burlar as regras para conseguir o reembolso de despesas não existentes ou descumprem as determinações estipuladas pela empresa.
Com uma política de reembolso bem estruturada e que facilite o acesso de todos, é possível inibir esses tipos de ações.
3 - Limite de gastos!
Além de estabelecer o que será reembolsado ou não, é importante que o gestor também deixe claro que existe um limite de gastos. O terceiro passo que vai simplificar sua gestão de despesas corporativas, é estabelecer um limite de gastos.
Agora que o colaborador já sabe o que pode ou não gastar em nome da empresa, ele precisa ser informado do valor que pode ser gasto. O limite de gastos é feito com base na realidade da empresa.
Por isso, como gestor, é importante estar ciente do que entra e sai. Sabendo a real situação financeira, o limite de gasto é estabelecido de maneira que não deixe sua gestão de despesas corporativas negativa.
4 - Esclareça tudo
Pode parecer óbvio, mas sabemos que o combinado não sai caro! Um passo muito importante para simplificar a gestão de despesas corporativas é que todas as partes estejam muito cientes de tudo.
Transparência é a chave para uma gestão financeira de sucesso. Gestores e colaboradores precisam saber exatamente quais são as políticas e permissões da empresa, no que tange o tema e despesas.
5 - Procure a Portão 3!
Nosso objetivo é otimizar os processos de controle financeiro da sua empresa por meio de uma plataforma para gestão de despesas. Com o auxílio da Portão 3 você controla todas as despesas da sua empresa com uma solução capaz de gerar relatórios instantâneos, ler notas fiscais, prestar contas e muito mais.
Com a ajuda da plataforma de contas a pagar, você pode controlar o que acontece na sua empresa de maneira fácil e eficaz. Integração com ferramentas SaaS e ERPs, além de contar com conciliação financeira automática.
O nosso módulo de contas a pagar guarda as notas fiscais de maneira digital, fazendo leitura automática de cada nota e voucher recebido. É possível configurar as regras de aprovação das suas despesas corporativas, que podem ser facilmente estabelecidas com a ajuda de um fluxo de caixa.
Além do controle, a Portão 3 também oferece cartões integrados que facilitam pagamentos e dão autonomia ao colaborador, que não precisa ficar aguardando aprovações de custos. Todas essas vantagens são ainda maiores com um aplicativo mobile, que facilita o controle para sua empresa e para todos os colaboradores.
A Portão 3 também oferece assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana.
A Portão 3 pode ser o primeiro passo para o sucesso da sua gestão de despesas corporativas. Vem conhecer a gente!
11 de jan. de 2023
