Cartão corporativo é uma realidade que tem ganhado espaço nas empresas. Isso porque, por meio desse benefício, é possível controlar de forma mais organizada as despesas de colaboradores em viagens e outras despesas de trabalho. Fora prevenir problemas.
Já teve algum problema em sua equipe que gerou algumas reclamações sobre a política de reembolso da sua empresa? Ou pior, teve algum tipo de prejuízo nesse processo?
É bem provável que sua resposta tenha sido positiva para alguma dessas perguntas – ou até para ambas. Isso mostra que é super importante manter o controle de gastos em viagens corporativas para evitar que situações desse tipo voltem a acontecer.
Uma das soluções pode ser o cartão de crédito corporativo, afinal, as empresas estão cada vez mais propensas a reduzir burocracias e processos que demandem muito tempo ou venham gerar implicações. E isso não seria diferente com a forma de pagamento e reembolso dos colaboradores.
Pensando em facilitar tais processos comuns dentro de empresas que praticam viagens a trabalho surgiu o famoso cartão corporativo.
É sobre isso que esse artigo vai falar hoje! O objetivo é esclarecer quais são os benefícios do cartão corporativo e como pode ser útil para controlar os gastos da sua empresa por meio dessa ferramenta.
Para começar, você deve procurar entender o que é o cartão corporativo e depois iremos nos aprofundar nos seus benefícios.
Cartão corporativo: o que é
O cartão corporativo é bem semelhante a um cartão de crédito comum. A principal diferença é conter um nome de pessoa jurídica em vez do nome da pessoa física (no caso, do funcionário).
Esse recurso foi projetado para que os colaboradores, gestores e outros membros da equipe pudessem reduzir consideravelmente os principais desafios enfrentados pelo financeiro, de forma que a gestão de gastos das empresas fosse aprimorada e, consequentemente, fosse possível alcançar metas de redução de custos.
Assim como qualquer outro cartão, a versão corporativa também tem suas limitações. No caso, isso vai depender diretamente do tipo de contrato e do acordo feito com o colaborador. Ou seja, é a empresa que estipula todas as regras em sua política financeira.
Além disso, o cartão também pode ser utilizado por uma ou mais pessoas - sendo preferível o uso individual e até virtual, por ser um formato mais seguro e fácil de monitorar.
O virtual pode até evitar perdas, roubos e furtos, permitindo que tanto o próprio colaborador quanto a equipe que será responsável pelo reembolso possam acompanhar os lançamentos da fatura em tempo real.
Quais são os benefícios do cartão corporativo?
1. Mais segurança
Viajar com dinheiro em espécie é algo considerado ultrapassado e pouco seguro.
Como mencionamos, a opção do cartão virtual evita perdas/roubos, além de proteger a empresa e seus funcionários contra diversos problemas.
No caso do cartão por transação, existe a vantagem da expiração que ocorre após a compra. Dessa forma, o cartão fica menos sujeito a ataques cibernéticos e até da coleta de dados de pessoas mal intencionadas.
Uma vez que a Portão 3 se preocupa muito com a sua segurança e experiência durante as viagens empresariais, garantimos essa opção para sua empresa.
2. Controle de gastos
Tendo acesso ao cartão, o gestor pode definir limites baseados no orçamento aprovado para as viagens da empresa. Dessa forma, é possível evitar a extrapolação de custos por parte do viajante e garantir a sustentabilidade financeira das viagens ao caixa da empresa.
3. Transparência no reembolso
Tradicionalmente, os colaboradores costumam viajar e pagam todas as contas com seu próprio dinheiro, pedindo o reembolso depois – o que vai exigir a apresentação de comprovantes dos gastos, que muitas vezes são perdidos.
Essa situação também pode gerar certos constrangimentos e possíveis prejuízos, o que ninguém quer que aconteça, certo? Já com o cartão, tudo vai ficar centralizado virtualmente, facilitando a vida de todos os gestores.
4. Análise e redução de custos
Power BI hoje está extremamente em alta nos dias de hoje, e isso não é à toa.
Por oferecer dados sobre a viagem, o cartão corporativo faz com que a equipe consiga fazer análises de custos de todas as viagens e usar do BI para atuar nos gastos, com o intuito de reduzi-los em sua empresa.
Com a utilização dos dados de onde os gastos são maiores, é possível mensurar melhor o uso do dinheiro e prevenir um estouro no orçamento.
Como controlar o uso do cartão corporativo de forma efetiva?
Para começar, é importante frisar algo que já mencionamos neste conteúdo: a definição de limites.
A política de viagens de sua empresa já deve ter uma base dos limites/regras de gastos que o colaborador pode atingir para evitar problemas e garantir a melhor comunicação possível antes, durante e depois da viagem.
Também é extremamente importante classificar os gastos dos viajantes. Para fazer análise de redução de custos, é interessante separá-los em formato de classificação – como aéreo, alimentação, deslocamento etc.
Com todas as facilidades do cartão corporativo, o ideal é monitorar as despesas de todos que estiverem viajando. É importante que sua equipe tenha o costume de analisar os dados desses gastos como parte da rotina. O objetivo dessa demanda é procurar entender como seus colaboradores costumam gerir os custos necessários.
Diante de todas essas novas possibilidades, podemos garantir que você só vai querer lidar com o reembolso por meio de cartão corporativo depois que tiver a experiência de usar esse sistema.
Atente-se aos direcionamentos e promova o uso do cartão corporativo para garantir segurança, reduzir os custos para sua empresa e até para garantir uma boa experiência para todas as partes envolvidas.
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21 de jun. de 2022
