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Como o próprio nome já indica, eventos imprevistos podem acontecer a qualquer hora e em qualquer lugar - inclusive em viagens de negócios! Às vezes, são até mesmo o resultado de uma organização ou gestão de tempo inadequada.
A boa notícia é que com um pouco de planejamento e tentando prever certas eventualidades que causam prejuízos e dores de cabeça, é mais fácil reduzir o número desses possíveis problemas.
É por isso que hoje nós vamos falar sobre como os planejamentos para viagens corporativas podem ajudar sua empresa! Entenda melhor este assunto.
Quem é responsável pelo planejamento de viagem corporativa?
As funções de várias empresas não são concluídas apenas no escritório, mas também exigem encontros com fornecedores, participação de atividades, negociação com clientes e monitoramento da concorrência. A questão é que a maioria dessas atividades envolve viagens em busca dos melhores resultados.
Sabendo disso, fica aqui a questão: “Como promover tais viagens sem colocar colaboradores em risco?”.
Diferentemente das viagens a lazer, as viagens a negócios envolvem mais dedicação ao planejamento e atenção aos detalhes (principalmente com os horários para evitar atrasos).
Portanto, compilamos algumas dicas para ajudá-lo a se organizar melhor antes de viajar. Antes, vale esclarecer qual a principal diferença entre as duas categorias de viagem:
Viagem de lazer
Quando vai fazer planos para viagens de lazer, você decide primeiro o destino e em sequência define outros detalhes, que são a hospedagem, o transporte, o itinerário, a programação diária e assim por diante.
Nesses casos, quem viaja também pode ir sozinho ou com um grupo de família e amigos.
Geralmente os programas do roteiro envolvem momentos relaxando na piscina do hotel ou até mesmo assistindo o pôr do sol na praia, e outras atividades para cultura e diversão.
Além disso, é possível alterar o plano de forma mais fácil e autônoma do que em viagens pela empresa!
Viagem de trabalho
Já nas viagens de negócios, o processo é diferente. Mesmo que você esteja acostumado a viajar de férias, ainda precisa se adaptar para representar sua empresa - afinal você precisará atingir objetivos específicos (que podem ser eventos, exposições, conferências, contatar fornecedores, visitar clientes ou reuniões estratégicas).
Ou seja, além de se preparar para o trabalho, você tem que se adaptar ao seu destino e ao novo ambiente de trabalho.
As viagens de negócios exigem dedicação e concentração para cumprir a missão designada.
Isso envolve muitas responsabilidades, porque sua presença representa a organização para a qual você trabalha e quaisquer erros podem prejudicar a reputação da empresa. No entanto, esta ocasião também é uma oportunidade profissional.
Confira suas vantagens:
Crescimento pessoal e profissional;
Descobrir um novo destino;
Exposição a outras culturas;
Prática de outros idiomas
Experiências que irão marcar vidas para sempre.
Dicas básicas para evitar imprevistos em viagens de trabalho
Agora, vamos ao que interessa. Saiba quais são as dicas básicas para evitar imprevistos e poder aproveitar todos os benefícios que as viagens de negócio proporcionam.
1 - Comece a se preparar sempre com antecedência
Os profissionais que costumam viajar a trabalho nem sempre são avisados sobre as viagens com tanta antecedência. É exatamente por isso que se faz necessário estar sempre preparado para essa possibilidade.
Se estiver tudo por sua conta, estar preparado é ainda mais importante, porque controlar e organizar tudo relacionado a viagens não é a tarefa mais simples nem para passar dias de descanso com a família, não concorda?
Sempre que possível, deve-se verificar a validade do visto, o controle das vacinas e acompanhar quais são itens proibidos por outros países para respeitar as regras de entrada.
2 - Conte com recursos tecnológicos
Quem viaja com frequência, provavelmente já passou por imprevistos como celular sem bateria ou bateria fraca quando não se tem como carregar, esquecer o carregador do notebook ou não encontrar um adaptador de tomada para conseguir ligar seus aparelhos usados para trabalho.
É por isso que recomendamos a recarga de aparelhos antes de entrar no avião e manter carregadores por perto sempre que puder.
Outro ponto importante e interessante é baixar aplicativos das companhias aéreas, aplicativos de mapas e os apps de rotas de trânsito.
Todos esses recursos podem facilitar a sua vida quando estiver se deslocando ou já no destino. Tais serviços também podem oferecer descontos e ações promocionais.
3 - Antes de arrumar a mala, pesquise qual é a previsão do tempo
Muitas pessoas têm o costume de pesquisar a previsão do tempo assim que se levantam da cama para que saibam o que vestir durante o dia - estando preparado (a) para frio ou calor.
Com o intuito de se preparar para o local de destino ao longo dos dias em que estará viajando, faça uma pesquisa sobre o clima antes de fazer a mala. Dessa forma, já terá mais direção do que vestir ou não em seus compromissos de trabalho.
4 - Leve bagagem de mão com itens essenciais
Se já é ruim precisar de itens pessoais em ambientes de trabalho e não ter acesso a eles, imagine só estar em viagem e ter que lidar com extravio de malas?
Quando são trechos mais longos ou viagens com muitas escalas, as chances dessa possibilidade ficam ainda maiores.
Pensando nisso, recomendamos que dedique um tempo para fazer uma bagagem de mão que tenha tudo para garantir que você terá itens de higiene pessoal, roupas íntimas, trocas de roupa para seus compromissos e os documentos essenciais para não ficar sem alternativas de dar sequência na viagem.
Atenção: existem especificações de peso e tamanho da bagagem de mão! Essas características podem variar de acordo com o trecho ou companhia aérea.
5 - Tenha acesso aos seus documentos em qualquer circunstância
Puxando a dica acima, uma vez que você deve levar seus documentos sempre na bagagem de mão, vale fazer uma lista com os documentos pessoais que são indispensáveis para uma viagem.
Alguns exemplos desses documentos que você deve ter são: RG, habilitação, passaporte, vistos, comprovantes que você trabalha na empresa (como cartão corporativo ou crachá) e outros documentos que serão usados especificamente nos compromissos do trabalho.
Também é importante providenciar vouchers que comprovem a reserva de hotel, aluguel de carro (se for o caso), telefones e endereços de contatos locais.
Essas cópias de comprovantes podem ser impressas e/ou digitais (como prints ou QR code).
6 - Comunique seus clientes e colegas de trabalho que está viajando
Como as viagens de negócios costumam ser movimentadas, é comum que os profissionais em viagem tenham pouco tempo para responder e-mails (ou se quer checá-los) e realizar outras atividades.
Em razão disso, recomendamos a programação de uma mensagem automática comunicando a viagem no e-mail corporativo e avisando a data de retorno - além de incluir o contato de outra pessoa ou setor da equipe que pode resolver problemas urgentes.
7 - Antes de viajar, faça um check-list contendo tudo que precisa levar
Quer evitar imprevistos de esquecer as coisas que precisa levar para sua viagem? Crie um checklist!
Dessa maneira, você poderá conferi-lo antes de sair em viagem e serve como um lembrete para levar documentos, celular corporativo, roupas específicas, notebook e o que for necessário ou passível de esquecimento.
Para poupar seu tempo, já faça um checklist que pode ser usado nas viagens seguintes!
8 - Contrate um seguro viagem
Nem os melhores planejamentos podem reparar os problemas que os imprevistos acabam trazendo. Mesmo assim, é importante estar preparado para qualquer emergência.
O que fazer, então, para ter mais tranquilidade e segurança quando estiver viajando a trabalho? Conte com um seguro viagem!
Em casos de acidentes, problemas de saúde ou extravio de mala, por exemplo, é possível acionar seu seguro e evitar despesas que não faziam parte do orçamento calculado para a viagem.
Esse investimento ajuda tanto o colaborador quanto a empresa!
9 - Terceirize a gestão de viagens corporativas
Uma opção excelente para dar conta de tudo isso que mencionamos acima é contratar uma agência especializada em viagens de negócios.
Terceirizar esse tipo de serviço gera otimização de tempo e redução de custos. Além do mais, um planejamento fica muito mais completo quando é conduzido por alguém experiente.
Como os agentes dessas instituições se dedicam a tais serviços muitas vezes e já tiveram que lidar com os mais diversos imprevistos, conseguem propor soluções eficientes e muito rápidas para ter uma viagem mais tranquila.
Outra vantagem é contar com condições comerciais melhores, alguns descontos e diversas promoções que somente pessoas entendidas do mercado conseguem encontrar.
Ou seja, existe uma otimização de recursos (inclusive humanos).
Quer mais dicas? Continue navegando pelo blog!
Esperamos que essas dicas sejam úteis para você e que façam a diferença em suas viagens corporativas.
Precisa de mais dicas de especialistas em gestão de viagens? Não deixe de conferir os conteúdos disponíveis em nosso blog da Portão 3.
Boa viagem!
8 de jul. de 2022
