Se a sua empresa ainda costuma usar papéis para controle ou montar planilhas com registros da rotina financeira, precisa saber que há uma maneira muito melhor para conduzir esta gestão. E nós temos essa resposta aqui mesmo, neste conteúdo!
Acreditamos nisso porque a gestão financeira é um componente que acaba sendo crítico para muitas empresas, mesmo quando visam maximizar seus resultados.
Para as empresas que estão passando por isso, é fundamental que tenham o controle necessário para garantir a saúde financeira da organização e, podemos até dizer que garante a sua tranquilidade também.
Esse sistema de controle manual pode até funcionar bem para empresas que estão começando, mas não é algo que deve ser levado muito à frente no mundo corporativo.
Se você sabe exatamente sobre o que estamos falando, provavelmente já teve que escrever cheques, registrar faturas e pagamentos de contas em papel. Porém, quem acha que isso é uma alternativa viável para realizar controles financeiros?
Pedaços de papel ou várias planilhas não são nada divertidos, especialmente quando as demandas crescem e começam a surgir atividades cada vez mais complexas (principalmente para a equipe de Contas a Pagar).
Nesse caso, é preciso fazer uma apuração de impostos mais avançada e ter necessidade de relatórios sofisticados – ou talvez até aumentar os pagamentos da folha de funcionários.
Mesmo quando estiver trabalhando no excel, por exemplo, não haverá um local central para ter registro de todas as informações de clientes, fornecedores, colaboradores, vendas e despesas sem conduzir um registro manual.
Porém, conseguir localizar um detalhe crítico de forma rápida neste formato de processo será algo quase impossível.
É assim que identificamos toda a importância de um investimento em um software que gira em torno do que pode ser feito pelo empreendimento.
Um sistema de gestão vai facilitar que várias funções dos negócios sejam simplificadas à medida que forem automatizadas ao longo das operações diárias.
Utilizar, então, um sistema que cria uma operação mais enxuta e mais precisa pode oferecer uma visão mais completa da sua empresa.
Ou seja, o sistema de gestão vai fazer com que muitas empresas consigam melhorar tanto a eficiência quanto a produtividade dos colaboradores. Ao longo de tudo isso, será bem mais fácil melhorar o atendimento feito para receber seus clientes e fornecedores.
Conheça agora alguns dos muitos benefícios de utilizar um sistema de controle financeiro para ter maior produtividade, eficiência, menos custos e processos mais simplificados após a implementação do software:
3 vantagens e motivos de adotar um processo financeiro para sua empresa
1. Possibilidade de examinar ou avaliar o processo financeiro!
Quando usar um sistema financeiro para pequenas e médias empresas, como um software financeiro, todos os seus poderão ficar registrados como dados que ficam disponíveis em um só lugar. Sendo assim, à medida que movimentações são criadas e operações são realizadas, precisam ser registradas nas áreas que realmente vão promover o acompanhamento de dados.
Você terá a oportunidade de configurar, por exemplo, uma pesquisa personalizada para encontrar qualquer coisa que precisar em questão de segundos.
Tendo um sistema de gestão capaz de centralizar informações financeiras de tal negócio, sem ter a necessidade de ficar alternando entre diversos aplicativos ou ter que voltar aos primórdios, exigindo que todos os dados sejam digitados em vários sistemas separados. Na verdade, fazendo registros em todos papéis ou planilhas.
As soluções de Contas a Pagar e receber devem se integrar perfeitamente a um único sistema financeiro.
É claro que ninguém vai dar conta de administrar um negócio inteiro sozinho, muito menos quando os departamentos mal funcionam separadamente do outro, não concorda?
Nesse caso, a colaboração entre todas as áreas de uma qualquer empresa é algo que faz parte crucial para muitos negócios, especialmente porque esse tipo de projeto geralmente envolve cada vez mais departamentos.
Tendo todos os dados inseridos em uma ferramenta financeira para empresas, essas informações serão centralizadas e podem atuar de forma mais consistente.
Não vai haver mais motivo para que tais departamentos não trabalhem juntos e deixem de compartilhar informações ou colaborarem uns com os outros sempre que necessário.
O software de gestão também vai conciliar a abordagem de todos os aspectos da empresa para naturalmente incentivar os esforços conjuntos e interdepartamentais.
Conheça os outros benefícios!
2. Maior acessibilidade
Quando optar por usar um software financeiro online, os usuários podem precisar acessar dados de qualquer lugar, desde que tenham conexão com uma rede de internet.
Em um mundo cada vez mais digital, especialmente quando estamos falando de tarefas corporativas, mais usuários podem trabalhar independente do lugar que se encontram.
Ou seja, não será mais necessário ficar preso ao computador de um escritório de trabalho para manter o controle financeiro.
Podendo garantir tal flexibilidade para empresas de todos os portes, as equipes de todo e qualquer canto do mundo podem acessar dados e ter todas as informações que teriam se estivessem no mesmo prédio que todos os outros membros.
Compartilhar esses dados é a forma mais fácil de ter mais produtividade, já que um software financeiro em nuvem garante que os usuários usem de seus direitos de acesso num mesmo sistema, tendo senhas personalizadas e exclusivas.
Esse processo tende a eliminar a necessidade de enviar arquivos extensos via e-mail e também não só o uso de grande quantidade de papéis, como de trânsito e armazenamento dos mesmos.
Dessa forma, ao invés de extrapolar em todos os sentidos no uso dos papéis, quando os dados ficam na nuvem, são compartilhados entre colegas de trabalho de forma instantânea, segura e leve.
O software de finanças na nuvem, então, será um grande benefício para que as pessoas tenham acesso completo a tudo que for necessário para trabalhar de qualquer lugar, independente das circunstâncias.
A maior vantagem do sistema financeiro online, é que esse sistema será atualizado sempre em tempo real; portanto, os colaboradores podem usar o software em diferentes períodos e até em um local remoto, tendo a oportunidade de manter a comunicação compartilhada e usando qualquer dado sempre que for preciso.
3. Redução de custos e chance de poupar tempo
Uma das maiores razões pelas quais muitos empreendedores buscam automatizar sua operação financeira é conseguir reduzir custos e ter mais tempo poupado.
Após criar um registro para ter dados de clientes, fornecedores e funcionários no mesmo software para controle de finanças, não será preciso inserir informações novamente. O retrabalho será evitado.
Ao invés disso, os formulários de Contas a Pagar podem conter menus suspensos que vão dispor de listas de registros e, assim, será possível simplesmente selecionar e replicar essa movimentação quando for repetida.
Ainda que a implantação de um sistema implique diretamente em um investimento, existem mais riscos de custos quando isso não é feito.
Enquanto muitos optam por seguir métodos mais trabalhosos e ultrapassados, outras empresas buscam contar com soluções tecnológicas.
Tendo todos os benefícios que a solução para gestão financeira pode oferecer, os seus usuários acabam por ver melhorias imediatas em diversos departamentos.
O que podemos concluir com tudo isso?
Quando se toma uma decisão de que a empresa vai ou não fazer uso de um software para controlar todas as finanças de um negócio, pode ser algo difícil, especialmente quando se trata da primeira experiência com um sistema de gestão.
É possível que esteja pensando que manter as operações sem um sistema ERP pode até ser possível, mas quando quiser fazer uma mudança significativa para melhorar os seus negócios e finalmente experienciar um crescimento exponencial, é extremamente importante tomar medidas que vão promover esses benefícios.
Então, podemos entender que, ao investir e implementar uma solução de sistema para Contas a Pagar, vai passar a ver que tal decisão valeu muito a pena.
A implementação deste software proporciona grandes vantagens que não devem ser perdidas.
Sua empresa pretende adotar um sistema de controle financeiro? Já trabalha com um que não está correspondendo às suas expectativas? Considere esses 3 benefícios que listamos neste conteúdo e veja por si mesmo toda a eficiência que um software realmente qualificado pode oferecer.
Se estiver pronto (a) para otimizar o setor financeiro da empresa que trabalha ou que é responsável, está no caminho certo para ter cada vez mais resultados e começar a expandir seu negócio.
Os especialistas da Portão 3 tem a solução para isso e estão à disposição para responder toda e qualquer dúvida que ainda precise esclarecer para chegar ao que precisa para a sua empresa.
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8 de jul. de 2022
